Microsoft Project es un software veterano que existe desde hace más de 30 años. Esta es una fuerza lucrativa, ya que ha adquirido características cada vez más potentes a lo largo del tiempo. Además, aunque evoluciona y mejora su sistema a un ritmo mucho más lento que el de otras plataformas similares, sigue siendo una de las mejores utilidades de Microsoft.
Antes que nada, cuando se trata de elegir un software de gestión de proyectos, debes verificar las características que ofrece con relación a su precio.
En cuanto a los servicios de Microsoft Project, verás que no solo cuenta con diferentes versiones, sino que también cuenta con un amplio catálogo de planes, de esa manera, sabiendo exactamente qué necesitas y cómo lo necesitas, es casi seguro que este gestor tiene un plan perfecto para ti.
¿Qué es exactamente Microsoft Project y para qué se utiliza?
Microsoft Project es un software que ofrece soporte de forma colaborativa al proceso de gestión de proyectos.
Por ejemplo, puedes usar esta herramienta para crear un diagrama de Gantt, visualizando la actividad durante un período de tiempo en forma de barras para reflejar las necesidades del cliente y del proyecto en los cronogramas (horas de trabajo, etc.), duración, costes, datos reales, actividades, recursos, calendarios, etc.
Al ser parte de la familia de utilidades de Microsoft, es extremadamente fácil de usar y muy intuitivo, lo que resulta en una rápida curva de aprendizaje y una forma muy rápida de entrar al proceso de administración de proyectos.
Microsoft Project también es capaz de administrar recursos para realizar un trabajo específico dentro de un marco de tiempo determinado. Otra de las ventajas de este software es que te permite hacer copias de seguridad de archivos y documentos, y es más económico de implementar que otros programas.
Ventajas de gestionar un proyecto con Microsoft Project
Cuando se trata de tareas administrativas, ofrece muchas opciones para gestionar proyectos y realizar un seguimiento del progreso. Por otro lado, ayuda a asignar recursos y cargas de trabajo a los miembros del equipo.
También puedes analizar los resultados. Una de sus funciones más importantes es el diseño, ejecución y seguimiento del presupuesto.
Una de las mayores ventajas de elegir Microsoft Project como tu herramienta para la gestión proyectos, es que, si ya es usuario del llamado suite de Microsoft, significa que puedes obtener una licencia para trabajar sin limitaciones con Microsoft Word, Excel y PowerPoint, etc.
En este caso, Microsoft Project se suma a la lista de forma muy orgánica, es decir, que permite la Integración con otras herramientas de Microsoft.
Al crear tu plan de proyecto, puedes transferirlo a Microsoft Project. Posteriormente, puedes asignar fechas, tiempo de duración de las tareas, recursos y costes requeridos u otros detalles en varios campos estándar.
Aparte de eso, este sistema te permite vincular tareas relacionadas con cuatro tipos de dependencias. Otra de sus ventajas, y la que destaca entre los usuarios, es la capacidad de conectar tareas entre proyectos. Esto es especialmente útil cuando se trabaja con sistemas de proyectos muy aparte.
Además de lo antes mencionado, en su paquete de recursos se encuentra:
- Plantillas de proyectos
- Gestión de carteras (portafolios) de proyectos avanzada
¿Qué esquema de Microsoft Project de licenciamiento necesitarás para tu empresa?
Antes de saber esto a ciencia cierta, será necesario hacer un diagnóstico previo, ya que depende de las necesidades específicas de tu negocio y de los roles involucrados en el uso de la herramienta.
Algunos de los planes de licenciamiento de Microsoft Project, son los siguientes:
Plan de Microsoft Project para miembros de equipos
Con este plan, los miembros del equipo pueden administrar tareas, colaborar, enviar tiempo y señalar problemas y riesgos.
Plan Project Lite o Plan Project Online Essentials
En este caso, cabe destacar que Project Lite no es en realidad un producto independiente, sino que está disponible solo para proyectos administrados por los sistemas de Project Online o Project Server.
Para directores de proyecto
Esta versión de Project permite a los administradores de proyectos analizar recursos, presupuestos y cronogramas.
Además, puede medir fácilmente el progreso y pronosticar las necesidades de recursos con Microsoft Project, a través de un informe integrado altamente detallado y fácilmente personalizable.
Para ejecutivos y la PMO
Microsoft Project permite a los ejecutivos plantear objetivos comerciales, medir el impacto estratégico de diferentes esquemas de negocios, facilita la toma de decisiones financieras y permite ver el estado de los proyectos y recursos online en toda la empresa.
Pasos para iniciar un nuevo proyecto en Microsoft Project
Para comenzar a crear un proyecto en Microsoft Project, lo primero será abrir el programa.
Verás que aparece un documento que ya es un proyecto en sí, pero que no contiene datos. Puedes usarlo como una plantilla básica, si prefieres, puedes crear una nueva yendo a “Archivo > Nuevo».
● Ahora debes designar las propiedades del proyecto, y añadir la fecha en que dará inicio.
● Seguidamente, configura el calendario y encuentra el calendario básico proporcionado por Microsoft Project. Recuerda que tienes la opción de personalizar calendarios de proyectos, calendarios de funciones y calendarios de recursos. Este último es importante para calcular la duración de cada una de las tareas del proyecto.
● A continuación, detalla los recursos, horarios y costes. El primero se puede asignar a varios planes a la vez, pero el software permite priorizarlos.
● Define actividades y tareas en detalle, asígnales recursos e indica su duración.
● Procede a definir las dependencias del proyecto, sus restricciones y tipos.
● Reconoce si hay sobrecargas. En el caso de que las hubiera, tendrás la opción de aceptarlas o resolverlas, según lo que prefieras.
● Por último, empieza a ejecutar el proyecto y controlarlo según el sistema de Project.
Este programa es compatible con otros programas útiles, como Office 365, SharePoint y Skype. De hecho, la integración es el punto de venta número uno para los líderes de proyectos que han invertido en el software.
También comparte una interfaz muy similar a otros productos de Microsoft (como Excel), lo que lo hace intuitivo y familiar para los nuevos usuarios. Es importante que las empresas lo usen con clientes porque la familiaridad y la facilidad de uso en una herramienta puede ser un factor decisivo para ellos.
Microsoft Project te ofrece la oportunidad de alinear tus recursos y calendarios con tus posibilidades y necesidades. Esta es la mejor base para cada proyecto exitoso.
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