En estos tiempos actuales cada vez es más frecuente, que miles de empresas estén decidiendo contratar un sistema de gestión documental. Sin embargo, muchas de estas empresas se dan a la tarea de revisar los diversos software que se ofertan en el mercado, y así elegir el que sea más eficiente y eficaz para sus usuarios y empleados. Por tal razón, en este post encontrarás las razones fundamentales para que te animes a implementar un sistema de gestión documental en tu empresa o negocio.
Vale la pena señalar, que la gestión documental es aquella que permitirá el óptimo manejo de los archivos digitales de tu empresa. Con el gestor documental podrás ver, crear, imprimir y modificar documentos; todo ello desde un administrador de archivos, el cual es muy eficiente en la manera de gestionar la información.
Entre las razones por las cuales deberás adquirir un sistema de gestión documental, se encuentran los siguientes:
Reducción de costes
Con el sistema de gestión documental, podrás reducir en aproximadamente un 43% los costes asociados a la administración de documentos y archivos, ya que te permite digitalizar la información de tu empresa, y con ello ahorrarás tiempo y dinero. Esto redundará positivamente en la productividad y rentabilidad de tu empresa.
Aumento de la eficacia
Con el sistema de gestión documental, lograrás una simple administración, migración y conversión de datos, debido al proceso de automatización. En ese sentido, tu empresa aumentará sus niveles de eficacia y eficiencia en la recuperación y búsqueda de archivos. Además, esto será de gran ayuda para tus empleados, ya que podrán compartir los documentos más rápidamente, lo cual redundará en el desarrollo del trabajo colaborativo dentro de tu organización o empresa.
Aumenta la productividad
Cuando empleas mecanismos de conservación de la documentación e información, podrás centralizar, estandarizar y compartir la misma, y esto permitirá consultas y trasmisiones más rápidas.
Uso eficiente de los recursos
Con la gestión documental, podrás digitalizar la información más importante y vital para tu empresa, ahorrando con ello aproximadamente en un 50% los costes de copias, papel, impresiones, entre otras relacionadas con la trasmisión de documentos. Además, podrás reducir el impacto ambiental y maximizar la rentabilidad de tu empresa o negocio.
Libera espacio:
Con la implementación del gestor documental, podrás reducir mobiliario (archivos, cajones, estantes), ya que con el podrás digitalizar toda la documentación e información de tu empresa; además, tendrás la posibilidad de optimizar y renovar tus equipos digitales.
De esta manera, la información de tu empresa será catalogada y analizada de forma inteligente, y esto te ayudará a alcanzar niveles de excelencia en tu empresa o negocio.
Fácil localización
La función de administrador de archivos que tiene el gestor documental, le permitirá a tu empresa o negocio, categorizar de forma jerárquica los documentos e información
Correcta administración de los archivos
La adecuada administración de archivos, le permitirá a los usuarios o empleados de tu organización crear, archivar, modificar los archivos vigentes, así como también revisar sus propiedades.
Inmediatez en la información
Con la instauración del gestor documental, tendrás la posibilidad de automatizar los procedimientos de tu empresa y compartir información de manera sencilla y rápida con tus usuarios y empleados. Además, tendrás la posibilidad con este gestor de acceder en línea para que así desarrollar el trabajo colaborativo.
Seguridad en la información
Con este administrador de documentos, te ofrece la funcionalidad para organizar detalladamente todos los documentos e información de tu empresa; de esta manera podrás monitorear constantemente las modificaciones de los mismos.
Preservación a través del tiempo
Con la migración de la información y documentos de tu empresa al gestor documental, podrás conservar por muchos años los mismos, ya que se encontraran digitalizados dentro del sistema.
En Caltico podemos ayudarte con la implementación de un software de gestión documental, contáctanos a través de este formulario y cuéntanos tu caso.