SharePoint es una plataforma de colaboración y gestión de contenidos que forma parte de la suite de Office 365.
Con SharePoint puedes crear sitios web, bibliotecas y listas para almacenar, organizar y compartir documentos con tu equipo, clientes o socios. Pero ¿sabías que SharePoint también puede ser tu gestor documental?
¿En qué consiste un gestor documental?
Un gestor documental es un sistema que permite gestionar el ciclo de vida de los documentos de una empresa, desde su creación hasta su eliminación o archivo.
Estos sistemas facilitan el acceso, la búsqueda, la modificación, la seguridad y el cumplimiento legal de los documentos.
Un gestor documental puede ayudarte a:
- Ahorrar tiempo y espacio al reducir el uso de papel y evitar duplicidades.
- Mejorar la productividad y la calidad al facilitar la colaboración y la revisión de los documentos.
- Proteger la información confidencial y evitar pérdidas o robos de documentos.
- Cumplir con las normativas legales y los requisitos de auditoría.
¿Por qué usar SharePoint como gestor documental?
SharePoint ofrece una serie de características y funcionalidades que lo convierten en una opción ideal para gestionar tus documentos.
Estas son algunas de las razones para usar SharePoint como gestor documental:
1. Integración con Office 365
SharePoint se integra perfectamente con las aplicaciones de Office 365, como Word, Excel, PowerPoint o Outlook.
Esto te permite crear, editar y compartir documentos desde cualquier dispositivo y lugar, sin necesidad de instalar ningún software adicional.
Además, puedes sincronizar tus documentos con OneDrive, el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft, para tener una copia de seguridad y acceder a ellos desde cualquier dispositivo.
2. Control de versiones
El control de versiones es una herramienta muy útil que te permite ver qué cambios se han producido en los documentos, mostrando el número de versión y tamaño de cada documento, quién y cuándo realizó el último cambio y ver y/o restaurar cualquier versión anterior.
Así, puedes evitar errores, conflictos o pérdidas de información al trabajar con documentos compartidos.
3. Protección y desprotección
¿Qué ocurre si necesitas trabajar en exclusiva con un documento y que nadie más lo pueda modificar mientras tanto?
La característica de protección y desprotección lo permite: te permite bloquear un documento para que solo tú puedas editarlo y desbloquearlo cuando termines para hacerlo visible al resto.
De esta forma, puedes asegurarte de que nadie modifique tu trabajo sin tu permiso o por accidente.
4. Metadatos y etiquetas
Los metadatos son datos que describen otros datos. En el caso de los documentos, los metadatos pueden ser el título, el autor, la fecha, el tipo o el tema del documento.
Los metadatos te ayudan a clasificar y organizar tus documentos según criterios relevantes para tu negocio o proyecto. Además, puedes asignar etiquetas o palabras clave a tus documentos para facilitar su búsqueda y filtrado.
5. Flujos de trabajo
Los flujos de trabajo son procesos automatizados que te permiten gestionar las tareas relacionadas con los documentos, como la aprobación, la revisión o la publicación.
Con SharePoint, puedes crear flujos de trabajo personalizados para adaptarlos a tus necesidades específicas. Por ejemplo, puedes crear un flujo de trabajo que envíe un correo electrónico a un responsable cuando un documento esté listo para su aprobación o que publique un documento en un sitio web cuando esté aprobado.
6. Seguridad y permisos
La seguridad es un aspecto fundamental en la gestión documental, especialmente cuando se trata de información sensible o confidencial.
Con SharePoint, puedes controlar quién puede acceder, ver o modificar tus documentos en todo momento.
Puedes asignar permisos a nivel de sitio, biblioteca o documento, según el rol o la función de cada usuario. También puedes configurar alertas para recibir notificaciones cuando se produzcan cambios en los documentos.
7. Cumplimiento y retención
SharePoint te ayuda a cumplir con las normativas legales y los requisitos de auditoría que afectan a tus documentos.
Puedes aplicar políticas de retención y eliminación para determinar cuánto tiempo se deben conservar los documentos y cuándo se deben eliminar.
También puedes crear registros de auditoría para rastrear las acciones realizadas sobre los documentos, como quién los ha creado, modificado o eliminado.
8. Integración con otras herramientas
SharePoint no solo se integra con Office 365, sino también con otras herramientas y aplicaciones que pueden mejorar tu gestión documental.
Por ejemplo, puedes conectar SharePoint con Power BI para crear informes y paneles interactivos con los datos de tus documentos, o con Power Automate para automatizar procesos y tareas repetitivas.
También puedes integrar SharePoint con herramientas externas como Dropbox, Google Drive o Box, para migrar o sincronizar tus documentos.
9. Búsqueda avanzada
SharePoint ofrece una función de búsqueda avanzada que te permite encontrar rápidamente los documentos que necesitas, sin importar dónde estén almacenados.
Puedes usar palabras clave, filtros, operadores o expresiones regulares para refinar tu búsqueda y obtener resultados más precisos.
Además, puedes personalizar la experiencia de búsqueda para adaptarla a tus preferencias o necesidades.
10. Firma digital de documentos
SharePoint te permite firmar digitalmente tus documentos para garantizar su autenticidad, integridad y validez legal.
Puedes usar certificados digitales emitidos por una autoridad certificadora o por tu propia empresa para firmar tus documentos de forma individual o masiva.
También puedes configurar flujos de trabajo para solicitar o verificar las firmas de otros usuarios.
11. Colaboración con terceros
SharePoint te facilita la colaboración con terceros, como clientes, proveedores o socios, al permitirte compartir tus documentos de forma segura y controlada.
Puedes crear sitios externos o invitados para dar acceso temporal o permanente a los documentos que quieras compartir. También puedes usar la función de coautoría para editar documentos simultáneamente con otros usuarios, viendo los cambios en tiempo real.
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En Caltico contamos con un equipo de expertos en SharePoint que te asesorarán y acompañarán en todo el proceso de implementación. Además, podrás personalizar y automatizar tus flujos de trabajo, controlar las versiones y firmas de tus documentos, además de cumplir con las normativas legales.
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