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Sharepoint como herramienta de gestión de proyectos

Microsoft te ofrece distintos instrumentos para gestionar los proyectos, aunque la referencia más destacada sea Microsoft Project. Sin embargo, hay ciertos proyectos que, por sus características, necesitan la utilización de otras herramientas.

¿Qué es Sharepoint?

SharePoint es una herramienta de colaboración y gestión de documentos desarrollada por Microsoft, que también puede ser utilizada para la gestión de proyectos.

Características de Sharepoint

El instrumento corporativo SharePoint te ofrece una gran cantidad de características de altísima funcionalidad para tu empresa, entre las que sobresalen:

  • Gestionar las tareas.
  • Biblioteca de recursos.
  • Gestionar todo tipo de documentos.
  • Gestionar las informaciones de seguridad.

Todas estas funciones permitirán que tu empresa pueda disfrutar de una notable experiencia, mientras se ocupa de acumular, gerenciar y compartir las informaciones en formato digital.

Además, SharePoint te asegura que no necesites regresar a codificar las funciones desde el principio. Solamente vas a requerir trabajar en la personalización, de acuerdo a los requerimientos de tu negocio.

¿Qué ventajas ofrece SharePoint?

A continuación, te detallaremos algunas de las ventajas de SharePoint como herramienta de gestión de proyectos:

  • Colaboración: SharePoint permite a los miembros del equipo trabajar juntos en documentos y proyectos en tiempo real. Los miembros del equipo pueden compartir archivos, realizar comentarios y tener acceso a la información y las actualizaciones más recientes. Asimismo, ofrece una amplia gama de herramientas de colaboración, incluyendo la creación de sitios web, foros de discusión, blogs y herramientas de mensajería.
  • Control de versiones: es posible controlar las versiones de los documentos, lo que significa que los miembros del equipo pueden ver las versiones anteriores de los documentos, realizar cambios y guardar una nueva versión.
  • Asignación de tareas: permite asignar tareas a los miembros del equipo, definir plazos y establecer hitos para el proyecto.
  • Informes y análisis: SharePoint proporciona informes y análisis en tiempo real sobre el progreso del proyecto, el uso del equipo y los problemas que puedan surgir.
  • Integración con otras herramientas de Microsoft: se integra con otras herramientas de Microsoft, como Outlook, Excel y Word, lo que permite una mayor eficiencia y productividad.
  • Permite el acceso remoto: SharePoint está basado en la web, lo que significa que se puede acceder a la plataforma desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esto es especialmente útil para equipos distribuidos geográficamente o para aquellos que trabajan fuera de la oficina.
  • Almacena y comparte información de manera segura: permite almacenar y compartir documentos y datos de manera segura. Los permisos de acceso se pueden establecer para garantizar que solo los miembros autorizados del equipo tengan acceso a la información relevante.

SharePoint permite una mejor comunicación y colaboración entre los miembros de un equipo, así como un mejor control y seguimiento del progreso del proyecto.

Otras ventajas de SharePoint que podemos mencionar son:

Integraciones de Office 365

En esta perspectiva, los negocios o empresas podrían disfrutar de todos los productos ofrecidos por el Office 365, vinculándolo además con el SharePoint.

Integración con otros sistemas

SharePoint te permite un amplio abanico de funciones exclusivas, que pueden integrarse con los distintos sistemas de negocios que existen digitalmente, por ejemplo, el ERP y CRM.

Esta función va a facilitar que la empresa pueda acceder rápidamente a distintos sistemas, partiendo de las fuentes que estén a la disposición.

Personalización

El SharePoint se diseñó para ajustarse a los distintos tipos de negocios. Este instrumento también te va a proporcionar el apoyo necesario para diversas soluciones corporativas, por ejemplo: portales web, intranets, espacios de trabajo participativo y muchos otros.

Te permitirá crear, mediante este maravilloso instrumento, cosas que van desde complementos personalizados hasta aplicaciones avanzadas, a través de la cual puedas cumplir con requerimientos específicos necesarios para tu negocio.

Plataforma de colaboración, lo mejor para una buena gestión de proyectos

Otra de las grandes ventajas que permite esta plataforma es la de crear sitios de grupo, proyectos de trabajo, sitios de páginas webs y más. De este modo, las comunicaciones serán siempre fluidas y a través de un solo canal.

Otra de las grandes funciones que ofrece es la creación de oleadas de trabajo, por lo cual podrías producir rutinas de trabajo agradables y bien estructuradas, a través de las cuales podrás conseguir tus metas establecidas para cada una de las planificaciones y tareas propuestas.

¿Por qué usar Sharepoint para la gestión de proyectos?

No es indispensable estar en un mismo sitio para tener contacto con un grupo de trabajo. Lo relevante aquí es la unión o el enlace entre los miembros del equipo.

Precisamente eso es lo que te ayudará a alcanzar SharePoint: una plataforma con la cual vas a poder crear, acumular y compartir contenidos sin importar donde te encuentres.

Solamente bastará con iniciar sesión en tu correo electrónico empresarial para acceder a la más grande plataforma para la gestión documental del mercado: una de sus grandes ventajas comparativas es que puede funcionar a través del paquete Microsoft 365 en la nube.

Gestión del cambio con Sharepoint

La implementación de SharePoint en una empresa puede requerir cambios significativos en la forma en que se gestionan los procesos y se comparte la información.

La gestión del cambio es un proceso importante para garantizar que la implementación de SharePoint sea exitosa y que la empresa aproveche al máximo las ventajas que ofrece esta plataforma de colaboración empresarial.

En resumen, SharePoint es una herramienta valiosa para la colaboración empresarial porque facilita la comunicación, la gestión de documentos, la colaboración en tiempo real, el acceso remoto y la integración con otras herramientas de Microsoft.

Todo esto permite a los equipos trabajar juntos de manera más efectiva, lo que puede aumentar la productividad y mejorar la calidad del trabajo.

Si deseas economizar costes, así como contar con un instrumento de colaboración corporativa en tu empresa que te ayude a gestionar y administrar mediante la creación de una intranet o también con un gestor documental, y que, además, pueda funcionar en la nube y te deje crear, editar y cooperar con los documentos online con otros usuarios, entonces claramente la herramienta que necesitas para todo esto es SharePoint.

A través de este gestor de proyectos, te aseguramos que vas a dar el gran salto a una novedosa manera de entender y controlar tu negocio. En Caltico somos partners oficiales de Microsoft y podemos ayudarte con Sharepoint, no dudes en ponerte en contacto con nosotros para contarnos tu caso.

¿Alguna duda? Caltico puede ayudarle, consúltenos.