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SharePoint Online, qué es y cómo funciona

Office 365 es una plataforma de Microsoft, la cual tiene la función de hacer migrar toda tu empresa u organización hacia la nube, para que de esta manera puedas trabajar a través de tu ordenador, dispositivo móvil o Tablet. En ese sentido, esta aplicación cuenta con otras aplicaciones entre las cuales se encuentra, el SharePoint; esta es una intranet que se encarga de almacenar todos los documentos y datos de tu empresa u organización.

¿Qué es SharePoint?

SharePoint Office 365

El SharePoint es una herramienta de Office 365 que se encuentra relacionada con las funciones de una biblioteca física, donde podrás encontrar libros de diversas temáticas. Como debes saber, en la mencionada biblioteca cada libro tiene características propias que lo distinguen del resto de los libros, debido a que cada uno de estos tiene un determinado género literario, un autor, unas citas específicas, un año de publicación, entre otras.

Si lo que quieres es tener el control de los libros que se encuentran en tu biblioteca física, con toda seguridad tendrías que elaborar un fichero especializado, donde se encuentren todos los datos y características de cada uno de ellos. En ese sentido, el SharePoint tiene las mismas funcionalidades de una biblioteca física, ya que este es un sitio que consta de varias bibliotecas de archivos y datos a los cuales se les asigna un número infinito de características o atributos cualitativos y cuantitativos los cuales se conocen como metadatos.

Para que termines de entender lo que es el SharePoint, intenta cambiar esa biblioteca de libros por una biblioteca de archivos, donde tendrás documentos de Word, PDF, Power Point, Excel, Publisher, entre otros. Cada uno de estos archivos tienen características diferentes entre sí, ya que podrían pertenecer a diferentes departamentos, creados en diferentes fechas y además de autores distintos, entre otros detalles.

Estos archivos son subidos a la nube por diferentes empleados de distintos departamentos; como resultado de esto, podemos en una semana tener almacenados más de 1000 documentos. En ese sentido, el SharePoint es un software diseñado con un motor de filtro poderoso, el cual te ayudará a crear vistas para que de esa manera tengas todos los documentos en orden. Un ejemplo de estos es cuando creamos una vista para solo visualizar los archivos que han sido elaborados por un usuario determinado.

¿SharePoint Server, SharePoint Foundation o SharePoint Online?

La primera versión fue lanzada en el año 2001 bajo la denominación de Windows SharePoint Services, la cual luego sería llamada SharePoint Foundation. Esta herramienta tendría la funcionalidad de colaborar de forma local en páginas web, calendarios, datos, documentos, entre otros. Esta sería la primera aplicación de la Microsoft que permitiría la migración de una determinada organización hacia un servidor, para que de esta manera toda la documentación y datos de la misma estén a la disposición de los usuarios con acceso.

Años más tarde la Microsoft, lanzaría al mercado la SharePoint server, la cual sería una aplicación muy similar a la SharePoint Foundation, pero con funcionalidades y características adicionales, como: inteligencia empresarial, la administración de contenido, búsqueda avanzada de documentos, creación de sitios personales, suministro de noticias, entre otras.

Microsoft Azure Office 365

Cuando aparece en escena el almacenamiento en la nube, la empresa Microsoft lanzaría al público Azure; esta aplicación consiste en un servicio de Cloud donde se almacenan todos los servicios de Office 365 y la Microsoft en general. El mismo representa actualmente el único Cloud que brinda más de 70 ofertas de cumplimiento a nivel normativo, además tiene más de 50 regiones globales de Azure y esta ofrece a más del 98% de las empresas incluidas en la lista de “fortune 500”, los servicios de cloud.

Cuando la Microsoft descubre la potencialidad de la herramienta Azure, decide poner a funcionar al SharePoint en los servidores locales, y es en ese momento cuando sacaría al mercado el SharePoint online; este tendría la función cerebral de almacenar la información y datos de las organizaciones.

De SharePoint a Microsoft 365

La Microsoft tiempo después decide dar un gran salto, y logra modificar totalmente el SharePoint online, convirtiéndolo en una aplicación simple e intuitiva, la cual opera como una intranet con una amplia base de datos.

¿Alguna duda? Caltico puede ayudarle, consúltenos.