Tradicionalmente, para comunicarse entre los miembros de una compañía, se usan diferentes canales de comunicación.
De esa manera, todos se mantienen bien informados. Sin embargo, han aparecido muchas herramientas con el objetivo, de unificar todos esos canales en uno solo.
En ese caso, Microsoft Office 365 no es la excepción. Con su herramienta SharePoint y Teams de nueva generación, busca alinear las formas de colaboración, de manera que vayan en un solo sentido.
SharePoint es la plataforma que gestiona los documentos, junto con un sistema de almacenamiento de bibliotecas. Mientras que Teams, es un espacio que ofrece mensajería de Office 365.
En esta plataforma, puedes asistir a reuniones virtuales en tiempo real y compartir archivos.
Ambas se complementan apropiadamente, en su manera de organizarse, ya sea por el proyecto, el asunto, la organización o cualquier otro aspecto.
Los grupos de Team poseen asociado a ellos, un sitio de SharePoint. De esta manera, los documentos utilizados, se almacenan en la biblioteca de SharePoint.
Ejemplos de uso de SharePoint + Teams
Antes de empezar, debes conocer si el sitio que vas a crear de SharePoint, es moderno o clásico. En los sitios modernos, no es necesario hacer nada, ya que automáticamente se dan de alta los nuevos grupos, en el momento de la creación del sitio.
Mientras que, en los sitios clásicos de SharePoint, debes dar de alta al nuevo grupo de Office 365, antes del nuevo equipo de Teams.
Después de cumplir ese paso, continuarás con la creación, desde un grupo de Office 365 existente. Entonces, escoges el grupo que habías creado con anterioridad.
Con esto, ya puedes almacenar tus documentos, para que estén disponibles cuando los requieras. Cabe destacar que, estos documentos, se van a replicar en el sitio de SharePoint.
Ventajas de uso de SharePoint + Teams
Una de las principales ventajas que tendrás, es poder contar con toda la documentación necesaria, en una sola reunión en línea.
Puedes acceder a mensajes, documentos, apuntes en tiempo real e incluso compartirlos con cualquiera del equipo en Microsoft Teams.
Otra de las grandes ventajas de SharePoint y Teams, es que no tienes que avisarle a cada uno de los miembros del equipo (a través de emails), lo que estés haciendo.
En el caso de añadir algún documento a Microsoft Teams, automáticamente se enviará una notificación a todos los demás miembros del equipo, para que estén informados que existe un nuevo documento en la biblioteca.
Además, ya no tienes que enviar un vínculo de la documentación a otras herramientas, para mostrarlas en la conversación que tengas con tu equipo de trabajo. Puedes mostrar esta información directamente, mientras conversas sobre ella.
Y a la vez, puedes editarla junto con tu equipo de trabajo, así ahorras mucho tiempo y esfuerzo. También, puedes disfrutar de videollamadas que se integran a los equipos móviles, de esta manera puedes comunicarte desde cualquier parte en donde te encuentres.
Cuando tienes una reunión con tu equipo de trabajo, todo lo que hiciste en la misma, como compartir documentos, notas, listas de tareas pendientes y más, puede ser repasado por cualquiera de los miembros. Esto es muy útil, si no puedes asistir a la misma.
Al poder comunicarte con todos los miembros de tu equipo, todo va a fluir de manera más ordenada. Eso te ayudará a eliminar la gran cantidad de emails, que muchas veces lo que hacen es confundir a los colaboradores.
SharePoint y Teams es confiable y seguro, y te ayudará a aumentar y agilizar la productividad de la empresa.
Nuevas características de SharePoint y Teams
Dentro de las nuevas características que puedes encontrar en SharePoint Teams, está la creación de los canales privados dentro de un mismo grupo.
Esto facilita la colaboración, ya que si necesitas tratar un tema específico, únicamente con algunos miembros del grupo, sólo tienes que crear el canal privado y ellos serán los que puedan participar del mismo.
Una ventaja de estos canales privados, es que automáticamente se crea el sitio privado de SharePoint. Por tanto, los documentos que crees y compartas, serán también privados y accesibles sólo para los miembros de ese canal.
Algo importante que debes conocer, es que cuando creas el canal, tienes la opción de elegir si será privado o público. Cuando lo haces privado, debes añadir a los usuarios que participarán en él.
Otra de las nuevas características que estará disponible en este 2020, es la función de multiventanas.
Actualmente, cuando abres cualquier archivo Office, éste lo hace dentro de la misma plataforma. Con la nueva función, podrás tener otras funciones abiertas separadamente.
De esa manera, puedes tener en una ventana abierta un archivo de Word, por ejemplo, y en otra el chat.
Y con las extensiones de mensajería, puedes realizar diversas encuestas, para conocer lo que opinan los demás, sobre algún tema tratado en el grupo.
También puedes realizar estas encuestas en tiempo real, mientras asistes a una reunión de trabajo. Entonces, puedes conocer la opinión de los colaboradores, en el mismo momento de la reunión o hacer cualquier consulta.
Otra de las nuevas características de SharePoint y Teams, la cual es de mucha utilidad, es el fijado de los canales. Cuando estás trabajando en varios proyectos a la vez, puedes fijar un canal en específico, para poder ubicarlo rápidamente.
Así, puedes acceder a los canales que estás trabajando con más urgencia y no pierdes tiempo buscando dentro del grupo.
También hay nuevas integraciones dentro de Teams. Por ejemplo, ahora se puede integrar con Outlook, facilitando poder compartir un email con los miembros del grupo. Igualmente, podrás responder los mensajes de Teams desde Outlook.
Más información: https://www.caltico.es/microsoft-sharepoint-para-empresas/