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SharePoint y Office

En la actualidad, nos vemos en la necesidad de seguir trabajando y creando proyectos, sin poder estar todos en la oficina o en un sitio físico concreto.

Las razones son variadas, no solo por esta pandemia mundial, sino también porque, gracias a los avances tecnológicos, es muy común que los distintos miembros de una empresa vivan en sitios diferentes.

SharePoint y Office son herramientas diseñadas por Microsoft para la gestión de documentos y el trabajo en equipo.

Se utilizan para almacenar, organizar y compartir información entre los equipos que quieras.

Para utilizarlo, puedes acceder a ellas desde cualquiera de los navegadores habituales (Internet Explorer, Google Chrome, Firefox…).

¿Para qué sirve SharePoint y Office?

Si quieres realizar un eficiente trabajo en equipo, puedes contar con SharePoint y Office, los cuales te permitirán  crear espacios o sitios web, compartir información, colaborar, organizar, entre otros.

De igual manera, puedes compartir archivos de gran tamaño y, a su vez, tener una comunicación online entre equipos, compartir actualizaciones de estados e información detallada personal con compañeros de trabajo.

Con SharePoint , lograrás tener una comunicación en tiempo real con los compañeros, mantenerse al día de la información y las noticias de la organización y también podrás mantener a los equipos sincronizados.

SharePoint y Office
SharePoint y Office

Funciones de SharePoint y Office

SharePoint y Office cuentan con un servicio que cumple estrictamente con los estándares regulatorios, teniendo la oportunidad de compartir soluciones de acceso ala web, gracias a las aplicaciones de servicio de office.

Proporcionan una red en la cual, los distintos trabajadores pueden compartir, guardar, realizar cambios de forma remota, de forma que dichos cambios se guarden y puedan ser vistos por cualquiera de los usuarios en todo dispositivo electrónico conectado a internet.

Ofrece distintas herramientas y accesorios para visualizar los elementos y ayudar a tomar las mejores decisiones a la hora de realizar los trabajos.

Si has pensado en una plataforma que cumpla con las expectativas y donde los miembros que conforman la organización puedan colaborar en un proyecto o simplemente en un trabajo particular, SharePoint y Office son soluciones ideales.

Ideal para trabajo en equipo

Los miembros del equipo realizan cambios y modificaciones, añadir comentarios y crear distintas plantillas, todo ello en colaboración.

Siempre se tendrá acceso a la última versión guardada del documento. Podrán visualizar en qué está trabajando cada miembro, al igual que las últimas versiones modificadas.

SharePoint nos ofrece añadir fuentes de datos, mediante servicios web. Dicha integración se puede hacer mediante Microsoft partners.

Además permite compartir documentos con facilidad e incluso configurar alertas donde se recibe notificaciones si se realizó alguna modificación en la información.

Todas estas funciones hacen de SharePoint una plataforma audaz y eficiente, contando con una simplicidad para crear aplicaciones y automatizar varios procesos de negocios.

Se ha desarrollado con el fin de facilitar y armonizar el trabajo en equipo.

SharePoint es una herramienta de colaboración y gestión de documentos basada en la web, que comprende un conjunto de tecnologías de uso múltiple que se integra con Office 365.

Plataforma altamente configurable

Esta plataforma es altamente configurable y utilizada por numerosas empresas en sus redes para actuar como una serie de sitios de intranet, basada en la web y que se integra con Microsoft Office.

Cabe destacar que parte de la funcionalidad se introduce gradualmente para las organizaciones que han configurado las opciones de versión dirigida en Office 365.  

Motor de búsqueda

SharePoint cuenta con un potente motor de filtro que permite crear vistas para tener todos tus documentos bien ordenados, es posible crear una vista para ver gran cantidad de archivos creados por muchos usuarios.

Microsoft decidió modificar por completo SharePoint, haciéndolo fácil e intuitivo y ofreciendo características y capacidades adicionales.

Creación de Sitios de SharePoint

SharePoint permite la creación de dos tipos de sitios, uno de ellos es un sitio de grupo para conectar a personas de un mismo equipo y el otro es un sitio de comunicación creado con el propósito de llegar a un público más amplio en toda la organización.

Sitio de comunicación

El sitio de comunicación es usado para difundir información, compartir noticias, informes, estados, entre otros, va dirigido a una audiencia amplia, donde el contenido generado va a un conjunto de miembros.

Sitio de grupo

El sitio de grupo posee un espacio concreto, donde los distintos miembros trabajan juntos, es decir, comparten información desde cualquier dispositivo, desde cualquier lugar del mundo. Por supuesto, se trata de grupos a los que no todo el mundo puede acceder, ya que son cerrados, por ello, necesitas un código concreto.

¿Como crear un sitio de SharePoint?

Para crear un sitio de SharePoint Office debes iniciar sesión en office.com/signin, seleccionar el iniciador de aplicaciones Microsoft 365  y luego seleccionar SharePoint, debes seleccionar crear sitio, posteriormente seleccionar si deseas crear un sitio de grupo o un sitio de comunicación.

Una vez realizado todo este proceso, podrás asignar un nombre y una descripción al sitio, puedes seleccionar la configuración de privacidad y luego agregar los nombres  y correos electrónicos de las personas que van a integrar los grupos.

Ya realizado todo este procedimiento, podrás disfrutar de las bondades que te ofrece SharePoint, el cual está diseñado para lograr nuevos niveles de confiabilidad y rendimiento, ofreciendo características y funciones  que simplifican la administración y todas las funciones de la organización.

SharePoint Office ayuda a los usuarios a trabajar en diversos dispositivos y pantallas y, a su vez, a proteger las comunicaciones y la información.

Puedes obtener más información en la página: SharePoint

¿Alguna duda? Caltico puede ayudarle, consúltenos.