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Sistema de gestión: qué es, para qué sirve y qué tipos hay

Un sistema de gestión es una infraestructura organizativa que coordina procesos y recursos para alcanzar objetivos empresariales.

Facilita la planificación, ejecución y control de actividades críticas, como la gestión de proyectos, recursos humanos, inventario y más.

Estos sistemas promueven la eficiencia, la transparencia y la toma de decisiones informadas al proporcionar datos en tiempo real y análisis detallados.

La implementación adecuada de un sistema de gestión puede mejorar significativamente la productividad y la rentabilidad de una empresa al optimizar flujos de trabajo y asegurar el cumplimiento de estándares y regulaciones.

¿Cuál es la función de un sistema de gestión?

Un sistema de gestión empresarial optimiza la visibilidad y administración de actividades en diversas áreas, fomentando resultados superiores mediante decisiones fundamentadas en datos.

Principios clave para implementar eficazmente un sistema de gestión:

  • Establecer objetivos empresariales y departamentales claros.
  • Identificar factores críticos de éxito.
  • Establecer metas a corto plazo para alcanzar los objetivos.
  • Promover una comunicación efectiva para alinear objetivos y acciones.
  • Monitorizar indicadores y reportes para evaluar el progreso.
  • Implementar un plan de acción para corregir desviaciones.

Tipos de sistema de gestión

Entre los tipos de sistema de gestión que existen están:

Sistema integrado de recursos empresariales (ERP)

Son esenciales para gestionar integralmente las actividades diarias de una empresa, incluyendo contabilidad, abastecimiento, administración de proyectos, cumplimiento, gestión de riesgos y operaciones de la cadena de suministro.

Los ERP centralizan procesos y datos, eliminando duplicaciones y asegurando la integridad de la información.

Gestión de relaciones con clientes (CRM)

Los sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM) se enfocan en mejorar las áreas comerciales, de marketing y atención al cliente.

Optimizan la atención y relaciones con clientes, impulsan la productividad en ventas y aumentan la fidelización y satisfacción del cliente, impactando positivamente en las ventas recurrentes.

Microsoft Dynamics CRM es una gran solución para las empresas.

Sistema de gestión de almacenes (SGA)

Los sistemas de gestión de almacenes (SGA) son cruciales para empresas logísticas, controlando movimientos, procesos y operaciones en depósitos.

Automatizan y optimizan la gestión del almacenamiento, incluyendo entrada/salida, ubicación y control de stock, integrándose con sistemas ERP.

Sistema de gestión documental (SGD)

Los sistemas de gestión documental (SGD) organizan y archivan documentos digitales, facilitando el acceso y centralizando la información empresarial.

Aunque requieren digitalización inicial, mejoran la eficiencia y accesibilidad documental.

Inteligencia de negocios (BI)

Transforma datos en conocimiento para mejorar la toma de decisiones empresariales.

Gestiona grandes volúmenes de información y se integra con ERP para ofrecer soluciones completas.

Gestión de procesos empresariales (BPM)

La gestión de procesos empresariales (BPM) facilita la coordinación y optimización de flujos de trabajo entre departamentos.

Mejora la eficiencia, reduce costes y errores, integrándose con sistemas ERP para una gestión integral.

Ventajas de implementar un software de gestión para empresas

¿Aún tienes dudas sobre los beneficios de implementar un software de gestión en tu empresa? A continuación, te detallamos específicamente sus ventajas:

Mejora en la eficiencia

Los sistemas de gestión optimizan, supervisan, planifican, organizan y automatizan las actividades administrativas para fomentar un entorno más productivo y obtener resultados superiores.

Este enfoque permite una colaboración más efectiva entre áreas, facilitando el trabajo en equipo y promoviendo la armonía organizativa.

Colaboración interdepartamental

Los sistemas de gestión promueven la comunicación entre áreas, facilitando el intercambio de información y asegurando que todos los equipos estén alineados con los requisitos del cliente, lo que mejora el flujo de trabajo y facilita el logro de objetivos, generando clientes satisfechos y propensos a recomendar la empresa.

Obtención de certificaciones internacionales

La implementación de un sistema de gestión puede llevar a la obtención de certificaciones internacionales, como la ISO 9001 (Sistemas de Gestión de Calidad), reconocida mundialmente.

La ISO 9001 garantiza que los procesos se llevan a cabo de manera segura y eficiente, proporcionando seguridad, tanto para clientes como para empleados, independientemente del sector empresarial.

Satisfacción del cliente

El enfoque prioritario de toda empresa debe ser la satisfacción del cliente, dado que son la fuente principal de ingresos.

Al adoptar este enfoque, la mentalidad organizacional se centra en superar las expectativas del cliente.

Esta orientación unificada facilita el logro de metas y, en consecuencia, mejora las ventas y la reputación empresarial.

Obtención de nuevos clientes

La implementación de procesos seguros para empleados y clientes, respaldada por certificaciones internacionales, proyecta una imagen positiva de la empresa.

Transmitir confianza a clientes potenciales les motiva a probar los productos o servicios ofrecido.

¿Alguna duda? Caltico puede ayudarle, consúltenos.