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Sistemas de gestión documental: la clave para reducir costes operativos

Mejorar la productividad de los procesos de negocio y avanzar hacia la completa transformación digital es un objetivo que además de esfuerzo, demanda invertir dinero. Afortunadamente existe una solución en la búsqueda de minimizar costes operativos: el software de gestión documental

Los costes operativos simples que supone para una empresa funcionar con procesos manuales y basados en papel pueden ser bastante elevados; gastos en papel, impresión y almacenamiento consiguen sumar miles de dólares hasta para empresas pequeñas. Cualquier opción que permita reducirlos resulta de ayuda.

¿Qué es exactamente un sistema de gestión documental?

También conocido como software de administración de documentos electrónicos o de gestión de contenido empresarial, básicamente, es un programa o sistema informático cuyo diseño permite almacenar documentos, sirviendo igualmente para su administración y rastreo.

Su funcionamiento, se adecúa tanto al alojamiento en un servidor, como en la web/nube, dando lugar a dos tipos de soluciones en gestión documental, difiriendo uno de otro por la necesidad de inversión en hardware ni la contratación de personal técnico.

Es así que los sistemas de gestión documental basados en la nube suelen ser los más demandados ya que permiten administrar, acceder y compartir documentos desde cualquier lugar, olvidando además de las preocupaciones antes mencionadas, de políticas de cookies o privacidad.

Ventajas de los sistemas de gestión de documentos en la reducción de los gastos operacionales

Aunque el diseño del software de gestión documental está especialmente pensado para simplificar las tareas que guardan relación con la administración de la documentación de una empresa haciéndolo un proceso más sencillo, rápido, eficiente en el marco de la transformación digital, su funcionalidad va más allá:

Estos programas o sistemas representan la herramienta idónea para minimizar los gastos operativos, elevado nivel de ahorro que obedece a las siguientes razones:

Evita el desperdicio masivo de recursos

Considerando que vivimos en una era tecnológica y que el cuidado medioambiental es responsabilidad de todos, en la oficina del siglo XXI no encaja el uso de procesos manuales debido al despilfarro de recursos que reviste.

Para hacernos una idea del impacto que genera, la Agencia de Protección Ambiental de los Estados Unidos (EPA) estima que en el país norteamericano son utilizadas alrededor de 10.000 hojas de papel anual por cada empleado de oficina promedio, lo que se traduce a 4 millones de toneladas en un año.

Facilidad al momento de recuperar documentos

De acuerdo a los análisis estadísticos de Connected Technology, una empresa debe gastar alrededor de 120 USD a la hora de encontrar un documento mal archivado, y cerca de 250 USD cuando toca recrear uno que se haya perdido.

Atendiendo a ello los sistemas de gestión documental no facilitan la recuperación de documentos, sino que al estar almacenados en la nube quedan resguardados y accesibles en caso de desastres, reduciendo además los costes vinculados a procesos de archivado o gestión en caso de pérdida.

Permite el acceso remoto a documentos

Otra ventaja de almacenar y organizar de forma electrónica es que las interacciones de la empresa se vuelven seguras y acordes a las técnicas actuales, mejorando la colaboración entre el equipo de trabajo y la forma de comunicarse con los clientes.

Recordemos que cursamos una era en la que la gestión con documentos electrónicos es algo habitual entre la mayoría de las personas, haciendo que los clientes valoren la posibilidad de operar online y tener acceso a través de Internet.

Mejora la gestión de relaciones con los clientes

Siguiendo la misma tónica del punto anterior, el cliente del siglo XXI encaja de manera habitual, dentro de un perfil inquisitivo, esto quiere decir que antes de comprar tiene la necesidad de entender su producto o servicio.

Pero esto no termina ahí, cerrada la compra, es común que los clientes deseen llamar en busca de asesoría o apoyo esperando una respuesta rápida y oportuna a sus consultas, de no ser el caso, posiblemente conduzca a una pérdida peor que la de dinero: perder al cliente.

Adicional a mejorar los canales de comunicación con la clientela, la empresa que funciona con sistema electrónico de gestión de documentos brinda respuesta eficaz y en tiempo real algo imposible de garantizar cuando los procesos siguen un curso manual.

Reduce el flujo de trabajo empresarial

Almacenar y organizar la documentación de la empresa utilizando sistemas de gestión documental repercute en el rendimiento de los empleados y la productividad ya que tendrán tiempo para enfocarse en tareas realmente importantes en lugar de perderlo en procesos manuales.

Que todos los documentos se encuentren electrónicamente almacenados y ordenados simplemente mejora el flujo de trabajo y las necesidades de acceso, eliminando acciones mecánicas desgastantes como caminar hasta la máquina de fax, archivadores e impresora o movilizarse hasta otras estaciones de trabajo.

Evita los costos de incumplimiento

Las proyecciones estiman que, en torno a los 1.9 billones de USD es lo que le costará anualmente a una empresa los gastos directos vinculados a las regulaciones federales así como, precios más elevados y pérdida de productividad.

El incumplimiento de estas regulaciones gubernamentales repercute igualmente en la necesidad de lidiar con los siguientes costos:

  • Honorarios legales y multas gubernamentales
  • Incertidumbre de stock
  • Coste de ejecución de la respuesta al incumplimiento
  • Impacto en su reputación.

La mayor parte de los sistemas de gestión de documentos actuales ofrece un diseño que incluye cada requisito relevante, evitando así incurrir en el incumplimiento de muchas de las regulaciones gubernamentales vigentes. Por ejemplo, política de privacidad o la política de cookies aplicable.

Elimina las violaciones de seguridad de documentos

La violación de datos tiene un coste aproximado de 3.86 millones USD, y es que sólo un documento oficial comprometido reviste en el pago promedio de 148 USD. En este sentido, un software de gestión documental para empresas garantiza diferentes niveles de control de acceso.

En otras palabras, apostar por la transformación digital dentro de la empresa implica un incremento considerable del grado de seguridad en el lugar de trabajo, ya que los documentos adquieren carácter confidencial.

Prescinde del uso de archivos físicos

Ya quedó claro la cantidad de papel que puede despreciar una empresa estándar anualmente, volumen que se duplica cada tres años, costándole más y más tanto a esta como al medio ambiente, al representar un 22% de incremento anual.

Partiendo de ello, mantener un funcionamiento empresarial basado en la gestión de documentos en papel supone una de las tareas más caras para cualquier negocio, coste que la implementación de un software de administración de documentos electrónicos reduce al eliminar la necesidad de un archivo físico.

¿Cómo elegir el mejor gestor documental?

Conociendo las ventajas que puede suponer un sistema de gestión documental para la empresa no solo en lo que concierne a reducción de costes de operatividad, sino en la manera de trabajar y comunicarse con los clientes, es normal querer encaminarse a la transformación digital.

Sin embargo, el acceso a todas las prestaciones planteadas requiere la correcta evaluación de las opciones disponibles a fin de escoger la que mejor se ajuste a las necesidades y perfil de la empresa.

Con la idea de dar un poco de luz al respecto, ofrecemos ahora las principales características que debe reunir un buen software de gestión documental:

  • Soporte del sistema: en primer lugar, el software elegido debe ser funcional en diferentes escenarios, por lo que la compatibilidad tendrá que abarcar desde los formatos escritorio y web, hasta aplicaciones móviles en los diferentes sistemas operativos.
  • Integraciones: asimismo, el sistema de gestión documental correcto ha de integrarse sin complicaciones con aplicaciones de terceros, por ejemplo, Google Drive y Microsoft Office.
  • Cifrado de archivos: un entorno seguro es indispensable al momento de gestionar documentos, de ahí que el software debe permitir el cifrado de archivos que sirva de escudo protector frente a accesos no autorizados y amenazas de seguridad.
  • Características de reconocimiento: la funcionalidad de reconocimiento óptico sea de caracteres o marcas –OCR y OMR respectivamente– se encargan de facilitar el escaneo de fotografías, así como el análisis y la traducción de los textos escaneados y de imágenes caracter por caracter.
  • Usuarios y grupos: pensando en la garantía de darle al cliente un trato oportuno y eficaz, se considera como un software de administración de documentos bueno, a aquel que permita la clasificación en grupos de los usuarios.
  • Seguimiento: finalmente, será necesario que el sistema ofrezca evidencia escrita de las actividades que implica cada operación, de esta forma y en caso que así se requiera, será sencillo realizar auditorías, pues quedará asentado un rastro completo y configurable.

Conclusión

En un siglo donde el avance de la tecnología se ha convertido en el eje central del mundo empresarial, el software de gestión de documentos electrónicos se convierte en pieza clave para la optimización del retorno de la inversión.

El porqué de ello radica en que no se trata simplemente de minimizar las tareas en papel, sino de facilitar el acceso a la documentación importante –sin distingo del lugar o momento– al tiempo que mejora la capacidad de comunicación y respuesta entre el equipo de trabajo y respecto a los clientes

Si quieres que tu empresa avance hacia la completa transformación digital, no dudes en contactarnos y plantear tus requerimientos. Te ofreceremos la solución adecuada o como mínimo, ayudaremos en la búsqueda del sistema de gestión documental idóneo.

No esperes más para empezar a reducir costos operacionales, y mejorando tu flujo de trabajo, los resultados serán visibles a corto plazo tanto en el presupuesto como en la rentabilidad.

¿Alguna duda? Caltico puede ayudarle, consúltenos.