En estos tiempos actuales, miles de empresas se encuentran en la búsqueda de digitalizar toda su documentación e información al máximo, y así ahorrar tiempo y dinero. Sin embargo, cuando las empresas investigan acerca de los diferentes softwares de gestión documental, pueden descubrir que realmente existe gran competencia en el mercado, debido a las numerosas ofertas.
Si deseas encontrar las empresas que ofertan software, lo primero que deberás hacer es definir el primer filtro, que en este caso es, “sector de actividad” al cual pertenece la organización o empresa.
Referente al sector de la ingeniería, este es uno de los que presentan grandes diferencias al momento de implantar un sistema de gestión documental; en ese sentido, se formulan los siguientes interrogantes:
¿Cuáles son las funciones más importantes que tiene el sistema de gestión documental para la ingeniería? ¿Existe alguna función en tendencia que destaque en los gestores documentales de ingeniería, frente a otros sistemas de gestión documental?
En ese mismo orden de ideas, si tienes una empresa relacionada al sector de la ingeniería, y que se encuentre además dedicada a la ejecución de proyectos, habrás tenido la posibilidad de comprobar que el trabajo en esta área no solo se centra en diseñar una obra y ejecutarla.
La ejecución de obras en el área de la ingeniería (puentes, edificaciones, viviendas, presas, entre otros), incluye actividades administrativas que son decisivas para la culminación y éxitos de estos proyectos.
En la medida que la ejecución de los mencionados proyectos avanza, es normal que se genere una gran cantidad de documentos, los cuales tendrás que gestionar para que la organización del proyecto sea la adecuada.
Necesidades de gestión documental en el ámbito industrial
El sistema de gestión documental, es un software que representa una herramienta muy útil en la actividad industrial, debido a la generación diaria que este tipo de actividad genera.
En el caso específico de las pequeñas empresas de ingeniería, estas suelen funcionar de forma colaborativa, es por esta razón que tendrán que delegar o subcontratar a terceros, para que estos ejecuten servicios relacionados con el proyecto.
Por el contrario, en las empresas grandes la subcontratación no se hará necesaria, ya que estas organizaciones cuentan con los diversos departamentos y empleados, los cuales se encargaran de ejecutar las tareas asociadas a los proyectos. En ese sentido, la forma de trabajar en este tipo de empresas redundará de manera beneficiosa, ya que entre más especializados sean los grupos de trabajo, mayor éxito tendrán los proyectos.
Sin embargo, los tipos de empresas mencionados en líneas anteriores, podrían presentar dificultades referentes a la coordinación de los proyectos, y esto podría representar un riesgo donde el resultado final de la obra o proyecto resulte fallido.
Por las razones arriba expuestas, un sistema de gestión documental será imprescindible para la ejecución de los proyectos en el sector de la ingeniería. Además, este sistema o software asegurara que los grupos vinculados a los proyectos tengan acceso a la información y documentación requerida para tales fines.
Esta información es la referida a: planos, especificaciones técnicas, materiales, entre otros; con el gestor documental, esta información se compartirá de manera simple, rápida y segura entre los grupos relacionados con los proyectos.
Además, se hace necesario que los documentos de un proyecto tengan la trazabilidad conveniente, debido a que en ciertas ocasiones podría llegar información importante, pero incompleta y no muy clara. En eso caso, la trazabilidad jugará un papel fundamental, ya que mediante esta se podrá conocer la fuente original de la información.
También se hará necesario para las empresas de proyectos de ingeniería, que el material o documentación con la que se vaya a trabajar, llegue solamente a las personas vinculadas al mismo. En ese sentido, la seguridad es una de las funciones más destacadas del gestor documental, ya que mediante esta herramienta, solo podrán acceder a la documentación del proyecto las personas vinculadas a este (ingenieros, técnicos, administradores de proyecto, entre otros).
Principales requisitos diferenciadores de los sistemas de gestión documental para ingeniería
Las empresas de ingeniería civil, mecánica, hidráulica, sanitaria, arquitectura, entre otras, se centran en diversos tipos de proyectos, tales como: edificaciones, maquinarias, puentes, diseños, y otros. Estos proyectos los ejecutan con diferentes empresas contratistas, las cuales deberán recibir la información del proyecto en el período que dure la obra.
Cuando una determinada empresa de ingeniería tiene como objetivo desarrollar un proyecto, se planteará la necesidad de implantar un sistema de gestión documental, el cual tendrá como objetivo principal, centralizar, agrupar y digitalizar toda la información que engloba el proyecto en cuestión.
Entre las características y funciones que tiene el gestor documental para este tipo de empresas, se encuentran:
- Clientes y colaboradores: Los proyectos siempre tienen diversos colaboradores y clientes. En el caso de las empresas de ingeniería se le deberá dar acceso en cada proyecto a los colaboradores y clientes relacionados con el mismo. Sin embargo, estos no se deberán tomar como usuarios fijos dentro de la plataforma. Para tal fin, el sistema de gestión documental para las empresas de ingeniería, vienen con opciones para la colaboración; de esa manera los colaboradores y clientes del proyecto podrán acceder al sistema para recibir y generar información.
- Seguridad y control: Las empresas de ingeniería deben tener un sistema de gestión documental con niveles altos de seguridad. De esa manera podrá compartir la información referente al proyecto, de manera privada y confidencial con sus colaboradores más cercanos.
- Movilidad: Cuando se trabaja con proyectos relacionados a la ingeniería, es normal que estos se lleven a cabo en diferentes lugares o localizaciones. Para ello, se hará necesario que el software de gestión documental del proyecto, se encuentre alojado en la nube; de esta manera los involucrados en el proyecto podrán trabajar en tiempo real, y desde cualquier dispositivo.
- Sistema de generación de informes: El sistema de gestión documental para proyectos de ingeniería no solo requerirán generar información, sino que además, deberá tener un software que disminuya el tiempo de generación de la misma. Es por esta razón, que el sistema de gestión documental de este tipo de empresas y proyectos, debe tener la funcionalidad de elaborar informes de manera automática.
Documentos imprescindibles en un proyecto de ingeniería
Cuando una empresa de ingeniería emprende un proyecto, con ello se irán generando diversos tipos de documentos, entre los cuales se encuentran:
- Estudios de viabilidad: Este tipo de documentación es sumamente relevante, ya que representa los estudios previos a la ejecución del proyecto de ingeniería. En este tipo de documentos se encuentran: las localizaciones estudiadas, los mapas de las zonas, estudios sanitarios, análisis de las normas municipales, entre muchos documentos más. En ese sentido, el gestor documental administrará este tipo de información y documentación, a fin de que llegue a los grupos de trabajos vinculados al proyecto.
- Planos y cálculos: Dentro del sistema de gestión documental para las empresas de ingeniería, deben estar incluidos los planos de los proyectos que estén ejecutando, de manera tal que los puedan utilizar los ingenieros y arquitectos al mando de la obra.
- Documentos de presupuesto: El sistema de gestión documental se encarga de administrar de manera eficiente, los documentos de las partidas de los proyectos de ingeniería. Además, también podrán anexarse al gestor, toda la documentación administrativa de empleados, compras y demás. De esa manera, cuando se ejecuten los egresos e ingresos de actividades como: nómina, proveedores, entre otros, los directivos y encargados puedan acceder a ellos.
- Normas y leyes: Este tipo de información será administrada de manera eficaz y eficiente por el gestor documental; aquí se encuentran: El reglamento, las normas de la empresa y las normas técnicas, los códigos, y otro tipo de documentación legal asociada al proyecto.
- Materiales y suministros de la obra: Este tipo de documentación también será administrada por el gestor documental. Aquí se encontraran los listados, de los materiales, insumos y suministros que se necesitaran en el proyecto, u obra.
- Información de consulta: El gestor documental para empresas de ingeniería se encargará de organizar, almacenar y publicar para sus empleados, desde manuales, enciclopedias, artículos científicos, diccionarios, entre otros documentos, con la finalidad de que sean consultados por expertos y técnicos que busquen orientación y asesoría, referente a los proyectos de ingeniería.
- Dictámenes periciales: El gestor documental organizará y preservará la información técnica emitida por expertos, acerca de los diversos aspectos y opiniones de la valuación de la obra.
- Documentación financiera: Aquí se encontraran anexos los documentos referentes a los costes de materiales, mano de obra calificada, albaranes, entre otros. Estos documentos serán muy importante para la óptima administración de los proyectos a ejecutar.
Proyecto de implementación de un gestor documental en ingeniería
Estando claros los requisitos y funcionalidades de un gestor documental para las empresas de ingeniería, se podrá:
- Realizar comparaciones entre los diversos software que se ofertan en el mercado
- Elegir el que se adapte a los requerimientos y necesidades de la empresa.
- Iniciar la implementación del gestor documental
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