Tipos de software de gestión documental
Cuando se habla de un sistema o software de gestión documental, esto se refiere a la conformación de una serie de aplicaciones, las cuales han sido diseñadas para administrar grandes cantidades de documentos de manera digital; y todo ello con la finalidad de que la información de diversas organizaciones y empresas, tengan mayor accesibilidad.
Software de gestión documental open source
El software de gestión documental open source, es también denominado, software de código abierto. Este tipo de software open source, es aquel que puede ser desarrollado y distribuido libremente, lo cual representará una ventaja y un inconveniente a la vez. En ese sentido, se necesitará que las empresas puedan trabajar con proveedores que brinden garantías referentes al mantenimiento y actualizaciones, pero que además, tengan una comunidad vasta de desarrolladores que aporten a este tipo de programas.
Ventajas del open source software
- Flexibilidad: El acceso a los códigos permite que las empresas sean los dueños del producto, y que además puedan modificarlo a las necesidades de la compañía.
- Actualizaciones: Los desarrolladores encargados de este tipo de software abierto, se encargan de mantenerlo actualizado y mejorado.
- Acceso al código del software: Esto guarda de forma implícita una mayor comprensión del funcionamiento del software o programa. Este aspecto además ocurrirá, tanto en la empresa que lo adquiere, así como por el partner que realice la implantación.
Desventajas del open source software
- Ayuda técnica: Este tipo de ayuda generalmente es proporcionada por la comunidad. En algunas ocasiones, ocurren eventos donde una empresa presenta problemas en el sistema de gestión documental; en ese caso, la empresa deberá acudir a la comunidad de desarrolladores de la herramienta para que pueda recibir asesoría técnica.
- Entendimiento superior del programa: Este aspecto puede ser una gran desventaja si no se tienen las habilidades requeridas para administrar el gestor documental. La mejor opción en este caso será, que la empresa contrate un experto para formar parte del departamento de sistema de la misma.
Software de gestión documental propietario
La gran mayoría de las organizaciones y empresas, escogen implementar un sistema de gestión documental propietario. Este tipo de empresas, suelen tener necesidades en cuanto a la seguridad y protección de datos, necesidades en cuanto a aplicaciones, funcionalidades, entre otras. Estas organizaciones podrán satisfacer con este sistema gestor, sus requerimientos y necesidades.
Ventajas del software propietario
Entre las ventajas que ofrece a las empresas un software propietario, se encuentran las siguientes:
- Podrán contratar el soporte técnico: El partner podrá contratar un servicio técnico para el sistema de gestión, para de esa manera solucionar inconvenientes que puedan presentar los usuarios con el gestor documental.
- Formación para todos los empleados: La formación para este tipo de software de gestión es mucho más accesible. Las organizaciones requieren que no solamente los que laboran en el departamento de sistemas e informática entiendan este tipo de programas, sino que además, los empleados deben tener amplios conocimientos al respecto.
Desventajas del software propietario
Las desventajas que se encuentran en el software propietario, son las siguientes:
- Los costes: El precio de este tipo de software de gestión suele ser más costoso que las soluciones que se basan en open source software.
- Crea dependencia: Este tipo de software propietario provoca dependencia al usuario. Tanto las funcionalidades, actualizaciones, así como las soluciones a determinados errores, serán lanzadas en el momento que el proveedor lo considere necesario.
- No podrán visualizar y transformar códigos: Esto quiere decir que muchas empresas adquieren la licencia para emplear el software de gestión documental pero no tienen la posibilidad de ver y cambiar códigos. Además, los clientes tienen restringido el empleo, cambio y copia de este software debido a requisitos técnicos y legales. Esto indefectiblemente limitará las posibilidades de personalización del mismo.
Requisitos del software de gestión documental
El sistema o software de gestión documental se desarrollará diariamente, con la finalidad de brindar a las empresas y organizaciones, las soluciones a sus requerimientos empresariales. No obstante, las empresas presentaran particularidades que deberán ser contempladas en su sistema de gestión documental.
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