Software de gestión documental con Microsoft 365
¿Todavía gestionas los documentos de tu empresa, mediante carpetas compartidas? Olvídalo.
Sentimos decirte que, de cara a la gestión documental con SharePoint u otras soluciones avanzadas, un sistema de ficheros tradicional es una opción muy limitada.
Este tipo de sistema simplemente almacena documentos, pero no ofrece las funcionalidades clave que aporta un sistema de gestión documental para empresas, como el control del ciclo de vida de los archivos, la clasificación inteligente, búsquedas avanzadas o la automatización mediante flujos de trabajo.
En cambio, soluciones como la gestión de documentos en Microsoft 365 permiten una digitalización de documentos con Microsoft segura, eficiente y colaborativa, especialmente si cuentas con una buena consultoría en gestión documental Microsoft para su implementación.
Si buscas una solución documental en la nube que realmente transforme tu forma de trabajar, hay opciones mucho más potentes que un simple sistema de carpetas.
En Caltico, le ofreceremos una solución de gestión documental sencilla, adaptable a las necesidades de su empresa.
La gestión de los documentos es vital, para organizar los documentos y archivos de cualquier empresa.
El objetivo es tener la máxima accesibilidad para poder compartir los documentos con clientes, proveedores y equipos de trabajo de una manera cómoda y rápida.
Por tanto, el software de gestión documental, permitirá el acceso a toda la documentación por parte de todos los miembros de la empresa, siempre de forma segura, para que cada persona solamente acceda al contenido permitido.
Somos especialistas en el software de gestión documental, Microsoft SharePoint.
Software de gestión documental, para cualquier sector empresarial
Para pymes y empresas
- 1 TB mínimo de capacidad (ampliable ilimitadamente) y licenciamiento por usuario.
- Podrás disponer de soluciones documentales, por departamento y según necesidades propias.
- Migra tus sistemas de ficheros y carpetas compartidas.
- Controla cualquier proceso empresarial, en base a los documentos actuales.
- Despliega toda la gestión en forma de intranet o portal del empleado, y haz que toda la empresa lo consulte.
Para ámbito jurídico y legal (abogados, asesores, consultores etc.)
- Gestiona y accede rápidamente a todos los casos y asuntos, de sus clientes.
- Controle eficientemente todas las notificaciones y comunicaciones.
- Comparta información con personal externo.
- Disponga de procesos y automatismos propios.
Para sector industrial, construcción, tecnológico
- Agilizaras todos los procesos documentales de tu empresa, y le aportarás productividad.
- Podrás normalizar todos los documentos, y generar nuevos de una forma rápida y controlada.
- Audite el acceso a la información por parte de empleados, clientes, proveedores etc.
Para ámbito educativo, social, asegurador … para todos!
- Permitirás un acceso sencillo a todos los documentos.
- Podrás realizar búsquedas sobre todo el contenido de los documentos.
Conozca las posibilidades del software de gestión documental líder, Microsoft SharePoint
Almacenar y organizar documentos
- Es una tarea vital, ya que le permitirá un acceso cómodo y según sus necesidades, a toda la información existente.
- Podrá utilizar tanto una estructura clásica basada en carpetas, así como otras más avanzadas basadas en expedientes y metadatos.
- Disponga de plantillas de documentos, para reutilizar modelos de documentos, con contratos, facturas, escritos, etc.
Comparta fácilmente documentos, con quién usted decida
- Olvide el correo electrónico a la hora de compartir documentos, es un infierno.
- Comparta documentos a través de enlaces, y no refunda más cambios provenientes de muchas personas.
- Trabaje de forma más eficiente.
Automatice procesos, mediante flujos de trabajo
- Olvide realizar tareas repetitivas y que no aportan valor.
- Puede automatizar cualquier tipo de proceso, mediante flujos de trabajo.
- Cree sus propios flujos, para aprobaciones de documentos, firmas etc.
Realice búsquedas, sobre todo el contenido de archivos y carpetas
- Podrás realizar búsquedas, tanto en las propiedades, como en el contenido de los documentos.
- Encontrarás rápidamente la información que te interesa para llevar a cabo el trabajo.
- Gane en eficiencia, productividad y agilidad gracias al uso del buscador.
Genere nuevos documentos, en base a modelos de documentos
- Podrás generar nuevos documentos, en base a modelos ya predefinidos, para generar facturas, contratos, escritos, solicitudes, formularios etc.
- Ahorre tiempo y unifique el contenido de toda la documentación.
- Conjuntamente con los flujos de trabajo, dispondrás de procesos de aprobación, firma electrónica, etc.
Lectura y procesado automático de campos de documentos
- Podrás procesar automáticamente información de documentos recibidos, como facturas de proveedores, clientes etc.
- Evitarás por tanto trabajo repetitivo de poco valor añadido, que consume mucho tiempo, y está expuesto a fallos humanos.
- Podrás integrar esta información con otras soluciones corporativas, como ERP, CRM etc.
Firma electrónica de documentos, con validez legal, y para todos los usuarios
- Gracias al uso de la firma electrónica, podrás firmar rápidamente tus documentos, sin necesidad de certificado electrónico.
- Podrás también solicitar la firma electrónica, de otros usuarios, tanto de tu empresa, como externos (clientes, proveedores), en base a procesos de firma definidos.
- Y siempre con validez legal.
Servicios ofrecidos por Caltico
En Caltico, le ofreceremos una solución de gestión documental, específica para su empresa.
Análisis
Analizaremos su caso, para ofrecerle la mejor solución.
Implantación
Definiremos e implantaremos la estructura documental más adecuada, así como la seguridad asociada.
Procesos
Desarrollaremos los procesos y modelos de documentos, para agilizar y optimizar su negocio.
Formación
Formaremos a todos los usuarios, para que puedas utilizar la herramienta desde el primer día.
Y todo ello bajo Microsoft SharePoint, la herramienta líder.
Inspírate en nuestros casos de éxito
Algunos clientes destacados
En muchas empresas y organismos públicos, hemos puesto en marcha tecnologías y servicios que aumentan la eficiencia. Compartimos con ellos soluciones de rápida implantación y de muy alta rentabilidad, y ahí es cuando una empresa como Caltico marca la diferencia.
La opinión del experto
Hoy en día cualquier empresa, gestiona una gran cantidad de documentación. Para que la empresa sea eficiente, el acceso a esta información debe ser rápido, para que los usuarios encuentren lo que están buscando. Únicamente de esta forma, podrá tener procesos ágiles y una empresa productiva. En Caltico podremos ayudarle a conseguir una empresa más eficiente, en base a nuestras soluciones de gestión documental.
