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Todo lo que siempre quisiste saber sobre Microsoft SharePoint

SharePoint es una plataforma enormemente adaptable y su forma de uso difiere de una organización a otra.

Esta flexibilidad es una gran ayuda para los usuarios, pero también puede crear confusión para los recién llegados y aquellos que están considerando adoptar SharePoint.

Aquí te proporcionamos las respuestas a las preguntas más frecuentes sobre SharePoint y sus numerosas iteraciones, para que puedas decidir si es adecuado para tu empresa.

¿Qué es SharePoint?

SharePoint es un sistema o plataforma de gestión de documentos y colaboración más popular del mundo, basada en la web. Aunque es muy flexible, se utiliza principalmente para almacenar documentos y comunicar información entre organizaciones.

Los usuarios pueden crear una intranet, que funciona como cualquier otro sitio web. Se pueden crear sub sitios para departamentos o equipos específicos. A través de este espacio seguro y centralizado, los usuarios pueden acceder, compartir y editar documentos.

¿Qué ofrece SharePoint?

Las organizaciones usan SharePoint para crear sitios web. Puedes usarlo como un lugar seguro para almacenar, organizar, compartir y acceder a información desde cualquier dispositivo.

Todo lo que necesita es un navegador web, como Microsoft Edge, Internet Explorer, Chrome o Firefox.

Características de SharePoint

  • Intercambio externo de archivos y contenido con personas, tanto dentro como fuera de tu organización.
  • Funciones de administración de contenido para ayudar a organizar y administrar contenido, mediante bibliotecas, listas, metadatos, administración de registros y políticas de retención.
  • Sitios de equipo que brindan un lugar para que grupos predeterminados de usuarios vean y colaboren en contenido, datos y noticias.
  • Sitios de comunicación para compartir y comunicar mensajes entre organizaciones con sub sitios dinámicos y personalizables.
  • Aplicaciones móviles para acceder a intranets, sitios de grupo y contenido en dispositivos Android, iOS y Windows.
  • Automatiza los procesos comerciales mediante la creación de alertas y flujos de trabajo.
  • Funciones de búsqueda que ayudan a encontrar personas relevantes y contenido importante.

¿Quién usa SharePoint?

Según Microsoft, más de 250.000 organizaciones lo utilizan, incluido más del 85% de las empresas Fortune 500, que utilizan SharePoint Online como parte de Office 365.

Según el Cuadrante Mágico más reciente de Gartner para plataformas de servicios de contenido, SharePoint es líder en el mercado y el informe indica que, aunque hay un puñado de plataformas que empujan a Microsoft en términos de visión, ninguna puede rivalizar con la capacidad de SharePoint para ejecutar y entregar un producto completo.

¿Cuál es la diferencia entre SharePoint Online y SharePoint Server?

Según Gartner, SharePoint Server está disponible en las instalaciones, mientras que SharePoint Online es una oferta de múltiples inquilinos basada en la nube que, generalmente, se incluye con las suscripciones de Microsoft Office 365.

Aunque los dos productos utilizan bases de código comunes, difieren programática y funcionalmente.

SharePoint Server es una plataforma alojada localmente que la organización de usuarios posee y opera por sí misma. Los usuarios son responsables de ejecutar y mantener todo internamente, incluida la arquitectura del servidor, el directorio activo y el almacenamiento de archivos.

Mientras que SharePoint Online es un servicio basado en la nube, alojado por Microsoft, al que los usuarios simplemente acceden «como un servicio» en lugar de tener toda la arquitectura (y el hardware relacionado) existente en sus propias instalaciones. Con SharePoint en línea, todas las partes «back-end» de SharePoint se cuidan en el extremo de Microsoft.

El proveedor se encarga de todo esto. Eso significa que los usuarios también se benefician de las funciones de seguridad del proveedor, que generalmente tienden a ser más sólidas de lo que los usuarios podrían implementar internamente.

Entregado como parte de Office 365, SharePoint Online permite a las organizaciones participar en una experiencia de usuario contextual y colaborativa, como parte de una plataforma de servicios de productividad que ofrece una amplia gama de capacidades de contenido centradas en el usuario.

SharePoint Online también se puede integrar con otros productos de Office. Lo único con lo que los usuarios deben lidiar para obtener acceso a SharePoint Online son las licencias, que se cobran por usuario, por lo que las empresas solo pagan por la cantidad de usuarios y los niveles de acceso necesarios.

Otro beneficio es que siempre estará actualizado, mientras que los usuarios de SharePoint Server deben descargar e instalar manualmente las actualizaciones, que a menudo se implementan mucho más tarde para las instancias locales.

Sin embargo, la otra cara de la moneda de las actualizaciones automáticas es que los usuarios de SharePoint Online tienen poco control sobre cuándo y cómo estas actualizaciones automáticas llegan a sus sistemas, y puede suceder que una nueva actualización cause estragos en las personalizaciones.

No obstante, para algunas empresas, usar un servicio SaaS como SharePoint Online, significa renunciar a parte de la autonomía que tendría una organización si tuviera y operara el software internamente, ya que sus datos se almacenarían en uno de los centros de datos de Microsoft, en lugar de en los propios servicios de los usuarios.

¿Cuál es la diferencia entre SharePoint y OneDrive?

Tanto SharePoint como OneDrive, se pueden usar para compartir y almacenar archivos, y comparten similitudes en lo que respecta al diseño y las características subyacentes, por lo que puede resultar confuso diferenciar los dos.

OneDrive es simplemente una biblioteca de documentos única dentro de SharePoint. OneDrive es un servicio gratuito, vinculado a la cuenta de Outlook de un usuario.

Generalmente, las personas y los equipos utilizan OneDrive para almacenar archivos y acceder a ellos.

SharePoint es una herramienta de colaboración. SharePoint usa OneDrive para almacenar archivos con un sitio de SharePoint, pero puede usar OneDrive sin SharePoint.

OneDrive y SharePoint permiten a los usuarios:

  • Usar Office en línea.
  • Almacenar y compartir archivos de hasta 15 GB, tanto interna como externamente.
  • Editar archivos simultáneamente.
  • Seguimiento del historial de versiones.
  • Acceder a archivos en dispositivos móviles.
  • Sincronizar archivos locales a dispositivos.

OneDrive está diseñado para almacenamiento personal y cuando una organización licencia Office 365, cada usuario obtiene su propio OneDrive con al menos 1 TB de espacio de almacenamiento en la nube.

La variación significativa entre SharePoint y OneDrive, es que OneDrive no admite metadatos.

¿Qué es Delve?

Office Delve es un servicio de búsqueda basado en la nube, impulsado por Microsoft Office Graph.

Delve ayuda a los usuarios a encontrar información relevante en una variedad de aplicaciones de Microsoft Office, mediante la búsqueda de contenido de Microsoft Exchange, OneDrive for Business, SharePoint 2016 y Yammer.

Además de recuperar los resultados de búsqueda tradicionales, también muestra información potencialmente relevante, basada en la actividad pasada y las relaciones con otros usuarios dentro de la misma organización.

¿Qué es OneNote?

Microsoft OneNote es una aplicación para tomar notas que permite a los usuarios recopilar información y cotejarla de forma libre, además de permitir la colaboración entre múltiples usuarios.

Los usuarios pueden tomar notas escritas a mano o mecanografiadas, y agregar dibujos, tablas, enlaces, imágenes, capturas de pantalla, anotaciones y comentarios de audio.

¿Cuáles son las opciones de implementación con SharePoint y en qué se diferencian?

SharePoint local / servidor de SharePoint

Con las versiones locales de SharePoint, el software y sus servidores asociados, la red y el almacenamiento, se mantienen dentro de la organización del usuario o en servidores de terceros, y se administran por equipos internos.

SharePoint en línea

SharePoint Online es una versión de SharePoint basada en la nube, que se entrega como parte de una suscripción a Office 365, y se accede a ella a través de una aplicación o un navegador web. Microsoft actualiza automáticamente SharePoint Online.

SharePoint híbrido

Con una implementación híbrida, una organización de usuarios tiene SharePoint 2016 instalado localmente, mientras que también usa Office 365 a través de la nube. Los dos entornos se pueden sincronizar y los datos se pueden compartir e integrar cuando sea necesario.

Existen algunas diferencias entre la versión local y en línea de SharePoint, algunas de las cuales presentamos a continuación:

 SharePoint localSharePoint en línea
Nuevas característicasLas nuevas herramientas estarán disponibles en una fecha posterior.Portado inicialmente por MS a la versión en línea.
ColaboraciónEres responsable de la implementación.Microsoft trabaja intensamente en estas herramientas.
DisponibilidadEstás a cargo de la disponibilidad.SLA con 99,9% de disponibilidad.
RespaldoNecesitas crear copias de seguridad .Microsoft garantiza la copia de seguridad y la redundancia.
Usuarios externosInfraestructura requerida de su lado.Ya incluido.
EscaladaLa responsabilidad de detectar y corregir los cuellos de botella recae en ti.Microsoft se ocupa de escalar.
GestiónAdministración central y PowerShell.Centro de administración de SharePoint y PowerShell.

Otra diferencia es que, la mayoría de las veces, SharePoint Online tiende a ser más económico.

Las licencias de SharePoint Online se otorgan por usuario, ya sea como un plan independiente o como parte de un plan de Office 365. SharePoint local requiere no solo licencias, sino también mantenimiento de la infraestructura, hardware y recursos adicionales.

¿Se puede personalizar SharePoint?

SharePoint permite a los usuarios cambiar la forma en que la interfaz de usuario coincide con la marca interna. Esto incluye personalizar de forma sencilla, elementos como la imagen de fondo, los colores, el diseño del sitio, las fuentes, los logotipos y los títulos.

También se puede personalizar en un nivel más profundo, con nuevos componentes creados y desarrolladas integraciones.

Gracias a nuevas herramientas como Microsoft Flow, se puede hacer mucho en cuanto a flujos de trabajo y conectores dentro de SharePoint, sin necesidad de utilizar un extenso código personalizado.

¿Qué es PowerShell y cómo se relaciona con SharePoint?

PowerShell es una plataforma de automatización y un lenguaje de secuencias de comandos desarrollado por Microsoft para simplificar y automatizar la administración de los sistemas Windows y Windows Server.

Los usuarios pueden acceder a PowerShell, a través de un shell de línea de comandos, o el entorno de scripting integrado de PowerShell (PowerShell ISE), que Microsoft diseñó para trabajar de manera más eficiente. Sin embargo, existe una diferencia entre los comandos de PowerShell de SharePoint Online y los comandos de PowerShell de Office 365.

La mayoría de las funciones administrativas de SharePoint Online funcionan con la interfaz de usuario. Sin embargo, hay ocasiones en las que realiza tareas repetitivas que se pueden programar con PowerShell.

¿Qué lanzamientos están disponibles actualmente?

Las versiones más antiguas que todavía están en uso incluyen:

SharePoint 2013

Con SharePoint 2013 vino la compatibilidad con varios navegadores, las cargas de arrastrar y soltar, la adición del centro de auditoría de SharePoint y la integración de OneDrive como reemplazo de MySites. El soporte extendido para el Service Pack 1 de SharePoint 2013, finaliza en 2023.

SharePoint 2010

SharePoint 2010 introdujo la «cinta», las primeras funciones de redes sociales y la compatibilidad con PowerShell para SharePoint. El soporte extendido para esta versión finalizó en 2020.

SharePoint 2007

La compatibilidad con el ciclo de vida de SharePoint 2007 finalizó en el 2009, pero es posible que algunas empresas sigan utilizándola sin la compatibilidad.

Entre 2016 y 2017, SharePoint 2016 experimentó un aumento del 67% en la implementación, mientras que las implementaciones de SharePoint Online aumentaron en un 167%.

¿SharePoint se integra con otros productos de Microsoft?

SharePoint está estrechamente integrado con Microsoft Office y Microsoft OneDrive for Business, como parte de la plataforma de productividad de Office 365.

La integración perfecta con las aplicaciones emergentes de Microsoft basadas en la nube, como Teams, Flow y Microsoft Graph, se traduce en casos de uso de productividad de contenidos orientados al conocimiento, y basados ​​en equipos más ricos.

¿Cuáles son los principales competidores de SharePoint?

  • Google Drive
  • Workzone
  • Box for Business
  • Dropbox for Business
  • Citrix ShareFile
  • Hightail
  • Quip
  • Confluence
  • Igloo
  • Alfresco
  • Samepage
  • Redbooth

¿Cuáles son los roles en SharePoint?

Desarrollador de SharePoint

La función principal de un desarrollador de SharePoint es desarrollar y personalizar la plataforma, mediante la creación de componentes personalizados.

Un desarrollador de SharePoint debe tener habilidades en lenguajes de programación como C # .NET, ASP.NET, Visual Basic .NET y experiencia con productos de Microsoft, como Windows Server y SQL Server.

Consultor de SharePoint

Generalmente, un consultor es responsable del diseño, la configuración, la implementación y el mantenimiento de las tecnologías de SharePoint, ya sea una implementación inicial o una migración a una nueva versión.

Administrador de SharePoint

Su principal responsabilidad es mantener la plataforma en el día a día. Este mantenimiento incluye configurar y mantener prácticas de seguridad, y establecer permisos para permitir que todos en la organización puedan acceder a las cosas que necesitan, sin comprometer los datos de propiedad.

Arquitecto de SharePoint

Un arquitecto de SharePoint suele estar a la cabeza de un equipo técnico de SharePoint, definiendo la arquitectura, la infraestructura, los marcos y el diseño general de la solución de SharePoint.

Los arquitectos se diferencian de los desarrolladores en que tienden a tener más responsabilidad por un proyecto, toman decisiones y, en general, están más preocupados por el panorama general.

¿Qué certificaciones están disponibles?

Las nuevas certificaciones están alineadas con roles específicos, como ingeniero, administrador y científico de datos, así como con tecnologías de Microsoft.

Esta ruta comienza con la certificación opcional Microsoft Certified: Microsoft 365 Fundamentals, que conduce a la certificación Microsoft 365 Certified: Teamwork Administrator Associate.

Una vez que los candidatos hayan obtenido dicha certificación, pueden obtener la certificación Microsoft 365 Certified: Enterprise Administrator Expert, aunque esta certificación no cubre explícitamente el conocimiento de SharePoint.

Certificado por Microsoft 365: Administrador asociado de trabajo en equipo

Esta certificación es ahora la única certificación de Microsoft que cubre específicamente SharePoint y requiere que los candidatos aprueben un examen dedicado de SharePoint. Si bien MCSE: Productividad todavía está disponible, el conocimiento de SharePoint no es un requisito previo

Microsoft 365 Certified: La certificación Teamwork Administrator Associate, por otro lado, cubre los cuatro pilares del paquete de colaboración de Microsoft: SharePoint, Office 365, OneDrive y Teams.

Para obtener esta certificación, los candidatos deben demostrar que saben cómo configurar, implementar y administrar los flujos de trabajo de Office 365, específicamente aquellos que fomentan la colaboración efectiva.

Como resultado, los candidatos para este certificado deben tener una amplia base de conocimientos de SharePoint en todas las implementaciones, ya que se les preguntará sobre la configuración y administración de SharePoint Online, SharePoint On-Premises y escenarios híbridos, así como su capacidad para migrar a SharePoint en línea.

Los candidatos también deberán demostrar sus habilidades a la hora de configurar y administrar OneDrive for Business, Teams y sus integraciones de cargas de trabajo asociadas.

No existen requisitos previos para esta certificación, pero es necesario obtenerla si desea obtener la certificación Microsoft 365 Certified: Enterprise Administrator Expert.

MCSE: Productividad

El MCSE: Productividad, que cubre ampliamente las habilidades necesarias para trasladar una organización a la nube, aumentar la productividad del usuario, minimizar la pérdida de datos y mejorar la seguridad de los datos, todavía está disponible, pero las opciones para los profesionales de SharePoint que buscan ganarlo han disminuido.

Anteriormente, necesitarías aprobar uno de los ocho exámenes electivos para obtener un MCSE, tres de los cuales se enfocaban específicamente en SharePoint.

Ahora, los dos exámenes que se centran en SharePoint Server 2013 se han eliminado, dejando solo una opción: Examen 70-339: Administración de Microsoft SharePoint Server 2016.

MCSD: Creador de aplicaciones

El MCSD: App Builder, que corrobora las habilidades en el desarrollo web y móvil, todavía está disponible, pero las dos opciones de examen que se enfocaban en SharePoint, ahora se han retirado, lo que significa que obtener este certificado es un poco inútil.

En cambio, esta certificación ahora se centra más en ASP.NET y en el desarrollo de servicios de Azure y API web.

¿Qué planes están disponibles para SharePoint?

Planes de SharePoint Online

SharePoint Online está disponible como parte de los planes Business Premium, Business Essentials y Enterprise de Office 365, o mediante uno de los dos planes independientes.

Las organizaciones deben comprar un «puesto», o una licencia de usuario individual, para cada usuario que accederá a SharePoint Online. Estas solo pagan por el acceso al software, en lugar del software en sí. Estas licencias se emiten por usuario, por mes.

PlanIncluye
Plan 11 TB de almacenamiento de OneDrive por usuario.Uso compartido seguro de archivos internos y externos.Sincronización sin conexión.Coautoría en aplicaciones de Microsoft Office.Capacidad para crear y gestionar intranets y portales.Organiza y administra contenido en bibliotecas y listas con metadatos, administración de registros y políticas de retención.Mover y administrar archivos entre OneDrive y SharePoint.Amplias funciones de búsqueda.Aplicaciones móviles de SharePoint y OneDrive para Android ™, iOS y soporte de implementación de FastTrack con la compra de más de 50 puestos sin coste adicional.Asistencia telefónica y web 24 horas al día, 7 días a la semana.Con licencia para uso comercial.
Plan 2Como Plan 1 más:Almacenamiento en la nube personal ilimitado.Funciones de búsqueda mejoradas y personalizables.Encuentra contenido en formato electrónico para litigios o escenarios de auditoría.Utiliza capacidades avanzadas de DLP para identificar, monitorear y proteger información confidencial.Utiliza las retenciones locales para preservar el contenido mediante programación y evita que se elimine o edite.

Planes de servidor de SharePoint

Las licencias de las instancias locales se otorgan de forma un poco diferente.

Los usuarios de SharePoint Server deben adquirir dos tipos de licencia; una para la instancia de SharePoint en sí, y una “Licencia de acceso de cliente” para cada usuario o dispositivo que acceda a SharePoint.

¿Cuánto cuesta SharePoint?

Precios de SharePoint Online:

PlanCoste
Plan 1$5,00 usuario/mes
Plan 2$10,00 usuario/mes

¿Qué navegadores de Internet son compatibles con SharePoint?

Admite varios de los navegadores web que se utilizan con más frecuencia, como Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari. Sin embargo, algunos navegadores pueden hacer que algunas funciones estén limitadas o disponibles solo a través de algunos pasos alternativos.

¿Cuáles son los requisitos del sistema para SharePoint local?

  • Windows Server 2012 R2.
  • .NET Framework 4.5.2 o superior.
  • Todos los requisitos previos instalados desde el instalador de requisitos previos.
  • SQL Server 2014.

¿SharePoint es seguro?

SharePoint cae bajo el paraguas de Microsoft Office 365, por lo que se beneficia de todas las características de seguridad que lo acompañan, incluida la seguridad de la red, la seguridad del acceso, la seguridad del centro de datos físico, la seguridad de los datos y el cifrado de archivos.

Se pueden establecer niveles de permisos para usuarios, archivos o directorios individuales, lo que permite una seguridad personalizada en varios niveles. A nivel de archivo, las reglas también se pueden configurar para que los usuarios deban consultar los documentos para editarlos, y también hay funciones de administración de versiones para proteger el contenido.

¿Cómo migran los usuarios a SharePoint Online / 2016?

Microsoft ofrece una herramienta de migración de SharePoint gratuita para ayudar a los usuarios de SharePoint a transferir sus datos desde una instancia local de SharePoint a SharePoint Online.

También está disponible SMAT, una herramienta de evaluación de la migración que ayuda con las preguntas de seguridad y mapeo de usuarios.

¿Se puede usar SharePoint de manera externa?

Sí, la funcionalidad de uso compartido externo de SharePoint brinda a las personas ajenas a la organización del usuario, acceso a determinadas áreas predeterminadas de un sitio o a documentos específicos, sin necesidad de una cuenta de Microsoft.

¿Se puede utilizar SharePoint como base de datos?

Aunque SharePoint se encuentra en la parte superior de SQL Server, un sistema de administración de bases de datos relacionales, SharePoint no es una base de datos en sí misma.

Se parece a una base de datos relacional porque usa listas y columnas para organizar los datos, pero no se puede usar para sustituir una base de datos relacional, ya que no puede manejar grandes volúmenes de transacciones o datos complejos.

Si solo está utilizando estructuras de datos simples, como contactos o listas de tareas, SharePoint puede ser suficiente, pero para el procesamiento de transacciones de gran volumen o la construcción de múltiples conexiones entre sus tablas, es mejor ceñirse a una base de datos relacional tradicional como SQL Server.

¿Qué sigue para SharePoint?

La próxima iteración local de SharePoint se encuentra actualmente en versión preliminar pública.

SharePoint 2019 se ha actualizado para reflejar mejor el aspecto moderno de SharePoint Online y vendrá con una gran cantidad de características nuevas.

Las nuevas funciones incluirán:

  • Access Services 2013 ahora admite Enviar correo electrónico.
  • Vínculos de documentación adicional para el sitio de Administración central.
  • Sitios de comunicación.
  • Creación rápida de sitios.
  • Mayor tamaño de archivo de almacenamiento en bibliotecas de documentos de SharePoint.
  • Listas y bibliotecas modernas.
  • Experiencias modernas para compartir.
  • Páginas del sitio modernas, elementos web modernos y creación.
  • Experiencia de búsqueda moderna.
  • Sitios de equipo modernos.
  • Visor de PDF.
  • Página de inicio de SharePoint.
  • Autenticación SMTP al enviar correos electrónicos.
  • Sincronizar archivos con el cliente de sincronización de OneDrive (NGSC).
  • Uso de caracteres # y % en nombres de archivos y carpetas.

En Caltico nos dedicamos a la implementación de Sharepoint en negocios y empresas que quieran mejorar su productividad. No dudes en ponerte en contacto con nosotros en este formulario para que podamos ayudarte.

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