Microsoft Office 365 es una de las herramientas más solicitadas y populares a nivel global. Esta aplicación de la Microsoft, ha ido evolucionando con el paso del tiempo, ya que esta empresa la ha adaptado a las nuevas tecnologías, requerimientos y necesidades de miles de usuarios. Sigue leyendo para que conozcas más detalles al respecto.
¿Qué es Office 365?
Office 365 es un software de servicio, el cual permite crear y compartir con otros usuarios diversos documentos de interés común, mediante programas básicos, tales como: Word, Excel, PowerPoint, entre otros. Además, con esta herramienta podrás acceder al correo electrónico, efectuar videollamadas, entre otras funcionalidades. Con este software también podrás acceder en tiempo real a todos los programas, sin necesidad de recurrir a un software local.
Las principales aplicaciones con las que cuenta Office 365, son las siguientes:
- Excel
- Word
- PowerPoint
- Access
- Outlook
- Exchange
- Online
- SharePoint
- OneDrive
- Teams
- Yammer
Ventajas de la Office 365
A continuación conocerás las múltiples ventajas que esta potente herramienta, te brindará a tu empresa:
1.Escalabilidad
El Office 365 le otorga flexibilidad a tu negocio para que pueda escalar rápidamente en el sector empresarial. Esta herramienta además, crece paralelamente al ritmo de las necesidades de tu negocio, ya que le permite a la misma, mezclar y combinar diversas aplicaciones, y así elaborar una solución personalizada para cada cliente o departamento.
2.Trabaja desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar
Una de las principales ventajas del Office 365, es que con esta herramienta podrás trabajar desde el lugar donde te encuentres y a la hora de tu elección; lo único que tendrás que tener es una buena conexión a internet.
Además, esta aplicación esta implementada para trabajar en la nube, por lo cual podrás acceder al correo electrónico, archivos y a los diversos programas de Office desde tu ordenador, dispositivo móvil Android e iOS, o Tablet con datos, o acceso a internet. De esa manera podrás compartir, crear y editar tu trabajo y documentos en tiempo real, y además con grupos de personas.
Por tal razón, esta herramienta será de gran utilidad para organizaciones o empresas que tengan varias ubicaciones, empleados FreeLancer y trabajadores que viajan de manera habitual.
3. Facilita la colaboración entre empleados
¿Tienes en tu organización equipos o grupos de personas que trabajan de manera conjunta en proyectos comunes?, pues si es así, con la Office 365 encontrarás las funcionalidades adecuadas para tal fin, ya que tiene las aplicaciones Teams y SharePoint las cuales son ideales para este tipo de labor.
Con estas herramientas, los trabajadores de tu empresa podrán de manera simultánea, trabajar con los mismos documentos, sustituyendo con ello a las copias costosas. Además, este sistema se encargará de combinar los cambios que efectúen los usuarios, en un determinado documento.
También podrás realizar con estas aplicaciones, videoconferencias, compartir calendarios y comunicarse por chat, es decir los miembros del equipo siempre se encontrarán conectados y sincronizados en todo momento.
4.Actualizaciones automáticas
La Office 365 siempre estará actualizada, ya que es una herramienta “Service as a software”, la cual siempre tendrá acceso a las últimas versiones y sin costes adicionales. La empresa Microsoft se encarga de agregar de manera continua nuevas características y funcionalidades, a las cuales podrás tener acceso en el momento que se actualicen.
Es importante señalar, que con la nueva suite ofimática cesaran los problemas de compatibilidad, ya que los usuarios tendrán acceso a la misma versión.
5. Reduce el gasto de capital
Office 365 es una herramienta de servicio, la cual tiene varios planes de suscripción mensual o anual para cada usuario. De esta forma la Microsoft elimina los costes iniciales, que representa la adquisición de un software nuevo.
Además, Office 365 te brinda la posibilidad de activar o desactivar las licencias de manera mensual, dependiendo de tus necesidades y requerimientos.
6.Elimina el hardware y reduce los costes de energía
Como ya debes entender, el Office 365 es una aplicación que trabaja en la nube, es decir, no requiere de servidores OnPremise, almacenamiento de documentos y correos electrónicos.
Esta herramienta te ayudará a ahorrar dinero, ya que no necesitará de servidores físicos para almacenar el hardware, y esto facilitará mayor espacio en tu oficina.
7.Instalación en hasta 5 dispositivos por usuario
Es habitual que los usuarios trabajen diariamente con diversos dispositivos, tales como: ordenador, Tablet, dispositivos Android e iOS, portátiles, entre otros. El Office 365 te permite la instalación de una licencia para 5 dispositivos diferentes, en tu cuenta de usuario.
8.Mezclar y combinar planes
Los planes que te ofrece el Office 365, viene con diferentes programas y características únicas. Con estos, cada empleado de tu empresa o negocio podrá combinar su plan, lo que significa que no tendrás que pagar dinero adicional. Es decir, si los empleados necesitan reducir o aumentar las aplicaciones de Office 365, lo podrán ejecutar de forma sencilla a través del panel de control, en el portal de la aplicación.
9.Funciones de seguridad avanzadas
La mayoría de los usuarios creen que el Cloud o servicio en la nube, no es seguro. Pero esto no es del todo cierto, ya que dependerá de las medidas de seguridad que lleves a cabo en tu empresa u organización.
Para ello, el Office 365 contiene diversas características de seguridad integradas, para que de esa manera puedas tener seguros los datos de tu empresa; entre esas características, se encuentran:
- El cifrado de mensajes: esta característica te permitirá el envío de correos electrónicos cifrados, y así puedas evitar que cualquier persona ajena al destinatario pueda leer la información de dichos correos.
- Advance Threat Analytics: el ATA se emplea para el análisis y el aprendizaje automático, para que así puedas detectar las actividades inusuales y sospechosas de forma inmediata. La misma tiene una inteligencia integrada que permite esta función, la cual se mantiene actualizada en tiempo real.
Esta función se encarga de detectar correos, enlaces maliciosos y archivos adjuntos de origen dudoso, que pudieran hacer daños a tu red. Para ello, recibirás un mensaje informativo cuando esta aplicación haya detectado un malware en tu correo electrónico el cual habrá eliminado de manera automática.
- Gestión de dispositivos móviles: esta funcionalidad te ayudará a proteger y administrar Office 365, en los dispositivos móviles de tus empleados. Esta gestión se encargará además de crear y administrar las políticas de seguridad de los diferentes dispositivos, así como eliminar un dispositivo, elaborar informes detallados, para de esa forma proteger la información privada de tu empresa.
- Data Loss Prevention: esta aplicación se encarga de monitorear los correos electrónicos, bloqueando la salida de información clasificada de tu empresa. Cuando esta se encuentra habilitada(correos electrónicos entrantes y salientes), se encarga de escanear información de tarjetas de crédito, pasaportes y números de seguridad social.
Aunque la empresa Microsoft haya incluido la configuración predeterminada, esta aún tiene la autoridad de decidir qué acciones tomara con respecto a un mensaje, cuando un determinado correo no se ajuste a las políticas de seguridad de datos de la empresa. Cuando esto suceda, la empresa te enviará un correo de advertencia, en el cual te comunicará que el correo en cuestión puede contener información confidencial.
10. Capacidades mejoradas de correo electrónico
Actualmente los usuarios de Office 365, tienen acceso libre a las funcionalidades de Outlook, la cual tiene diversas capacidades para envío de correos electrónicos, entre las cuales se mencionan:
- Boomerang: esta funcionalidad es de gran, ya que tiene la función de repetición de correo electrónico, es decir, este es el encargado de movilizar los mensajes a la carpeta de almacenamiento, y además los devolverá a la carpeta de entrada cuando los necesites. Boomerang además, tiene notificaciones de respuesta y funcionalidades de programación, las cuales han sido mejoradas mediante su calendario de Outlook.
- Bandeja de entrada enfocada y desorden: esta bandeja de entrada coloca de forma automática los correos electrónicos más importantes en una determinada carpeta. Con la opción “desorden” esta función de seguridad se encarga de ordenar de forma automática la bandeja de entrada, según tus preferencias.
Como ya debes haber podido analizar a lo largo de este artículo, Office 365 ofrece diversas ventajas para pequeñas, medianas y grandes empresas u organizaciones; una de las ventajas más relevantes de esta herramienta, es que con ella podrás aumentar el trabajo colaborativo o grupal de tu empresa, lo cual mejorará la productividad de la misma; pero lo más extraordinario son las aplicaciones y políticas de seguridad que te ofrece, para que así los datos e información de tu negocio se encuentren seguros y protegidos.
En Caltico ofrecemos el servicio de implementación de Office 365 en empresas y negocios, si necesitas ayuda con esto no dudes en contactarnos desde nuestro formulario de contacto.