Al no encontrar variedad de alternativas para la gestión de los documentos de tu empresa, es lógico que recurras al almacenamiento ofertado por las marcas de renombre. Un ejemplo de esto, es la herramienta de almacenamiento SharePoint, la cual actualmente muchas empresas están implementando. Y esto se da no porque precisamente se trate de la mejor opción existente en el mercado, sino por la falta de información acerca de otras aplicaciones similares.
También de manera recurrente, las empresas suelen confundir lo que es el intranet y el disco de almacenamiento virtual, herramientas con diferencias marcadas. Pero realmente lo que necesitan las empresas, no solo son muchos TB para almacenar su documentación y datos, sino más bien una herramienta que les brinde una gran colaboración online, y que además tenga incluida el paquete de Office, la integración mediante correo electrónico, entre otras destacadas funcionalidades; además del respectivo almacenamiento en la nube que brinde gran seguridad.
Si realmente andas en la búsqueda de una plataforma de colaboración, con intranet para empresas, la cual se encargue de la gestión documental, y que además incluya el paquete Office con Word, Excel, Power Point, entre otras aplicaciones, pues a continuación en este post conocerás interesantes detalles y características de una de las herramientas más utilizadas a nivel global por las empresas, “Share Point”.
¿Qué es SharePoint y cómo funciona?
Share Point de la empresa Microsoft, es una plataforma de colaboración empresarial, formada por un conjunto de programas o aplicaciones, la cual te permitirán gestionar la documentación de tu empresa de manera efectiva entre los miembros de la misma.
Esta herramienta además te permitirá:
- Que varios usuarios puedan trabajar un documento común mediante una intranet corporativa.
- Que los miembros del grupo o empleados puedan visualizar los cambios
- Que puedas compartir archivos entre los usuarios
Además, con SharePoint también podrás incluir la gestión de meta de tu empresa, los datos y documentos, el calendario de actividades y además podrás integrarla con Outlook
El Share Point es una herramienta por demás, muy empleada por medianas y grandes empresas. Esta se encuentra incluida en el Office 365, como plan Premium para empresas.
Además es necesario señalar, que el SharePoint debe ser distinguida del One Drive, el cual se encarga de sincronizar la información a través de un disco virtual de almacenamiento. En el caso del SharePoint, la misma es una herramienta de intranet o software de colaboración empresarial que se encarga de la gestión documental.
Tiempo atrás, la herramienta de colaboración más utilizada fue el SharePoint on premise; esta herramienta colaborativa implicaría un mayor coste en harward y mantenimiento de los servidores. Con el tiempo esta fue evolucionando debido al auge de almacenamiento en la nube, por lo cual fue creada SharePoint online, donde los usuarios podrían conectarse desde cualquier lugar y a cualquier hora.
¿Qué ventajas tiene SharePoint on premise?
Entre las ventajas del SharePoint, se encuentran las siguientes:
Amplia gama de características
La herramienta empresarial SharePoint ofrece un gran número de características de alta funcionalidad para tu empresa, entre las cuales destacan: gestión de tareas, biblioteca de recursos, gestión de documentos y gestión de la información de seguridad. Estas aseguran que tu empresa u organización, disfrute de una gran experiencia, mientras se encarga de almacenar, administrar y compartir la información en formato digital.
Además el SharePoint garantiza, que no tengas que volver a codificar las funciones desde el inicio. Tan solo necesitarás trabajar en la personalización, según los requisitos de tu empresa.
Integraciones de Office 365
En ese sentido, las organizaciones o empresas podrán gozar de todos los productos que ofrece el Office 365, conectándolo además con el SharePoint.
Es necesario destacar, que la Microsoft ofrece a los usuarios las versiones nuevas y mejoradas del SharePoint online sin ningún coste. La SharePoint también está incluida dentro del paquete de Office 365, lo cual la hace distinguir del resto de herramientas desde este tipo en el mercado.
Integración con otros sistemas
SharePoint te ofrece una amplia gama de exclusivas funciones, las cuales podrán integrarse con los diversos sistemas de negocio existentes a nivel digital como, el ERP y CRM. Esta función facilita a tu empresa u organización el poder acceder en corto tiempo a diversos sistemas desde las fuentes disponibles.
Personalización
El SharePoint fue diseñado para que pudiese ajustarse con los diferentes tipos de negocios. Esta herramienta además, te proporciona la base para diversas soluciones empresariales, tales como: portales, intranets, espacios de trabajo colaborativo y muchos más.
Podrás crear con esta herramienta flexible, desde un complemento personalizado hasta una aplicación avanzada, con la cual debas cumplir requisitos específicos necesarios, para tu empresa o negocio.
¿Qué desventajas tiene SharePoint on premise?
Entre las desventajas que tiene la SharePoint on premise, se encuentran:
- Esta herramienta necesita un tiempo prudente para su implementación como herramienta colaborativa de trabajo, para tu empresa u organización.
- Para implementar esta herramienta tendrás que instalar un servidor específico, el cual debe estar conectado a los diferentes dispositivos de tu empresa a través de la dirección IP. La implementación de esta herramienta podría tardar de 1 a 2 meses.
- El usuario solo podrá acceder a la plataforma desde un ordenador que tenga el programa previamente instalado en su disco duro, y que además se encuentre suscrito a SharePoint. Esto no permitirá que el usuario pueda acceder a la plataforma desde el lugar donde se encuentre.
- El sistema no le da la oportunidad al usuario, el desactivar la cuenta cuando así lo desee, por lo cual esta quedará abierta, aun cuando la empresa quiera prescindir del servicio.
- La SharePoint es una plataforma muy compleja para implementar, y además de alto mantenimiento. Según una publicación de la AIIM, alrededor de dos tercios de las organizaciones a nivel mundial que emplean el SharePoint, refieren que la causa principal de las bajas respecto a esta herramienta se deben a la inadecuada capacitación de los usuarios, y la complejidad que representa la misma. Es necesario aclarar, que esta plataforma fue construida para ser personalizada, más no manejada directamente a través del “out of the box”. Por tal razón, se requieren de conocimientos especializados y avanzados para poder gestionarla.
Realmente debes realizar una revisión objetiva, para que puedas ver si valdrá la pena que implementes esta herramienta de gestión en tu empresa u organización, ya que tendrás que asumir altos costes para ello.
SharePoint server y la on premise en líneas generales, incluyen gran número de funcionalidades, las cuales superan a la SharePoint online. El asunto aquí será que determines si realmente tu empresa requiere de todas ellas, ya que tendrás que gestionar y crear tu granja de servidores, lo cual puede resultar costoso y complicado, sobre todo cuando existen nuevas actualizaciones del Windows.
Pero si realmente quieres ahorrar costes, y además tener en tu empresa una herramienta de colaboración empresarial que:
- Te ayude en la gestión y administración a través de la creación de una intranet online, o gestor documental, el cual funcione en la nube.
- Te permita crear, editar y compartir la documentación en línea con otros usuarios o empresas,.
Pues está muy claro que la herramienta que necesitas es, SharePoint on premise. En Caltico somos partner oficial de Microsoft y podemos ayudarte a implementar Sharepoint en tu negocio. Puedes solicitar un presupuesto a medida a través de este formulario.